Besluitvormingsgids voor uw team

Het nemen van beslissingen als onderdeel van een groep kan een uitdaging zijn. Eerst heb je de juiste mensen nodig – deskundigen op het vakgebied. Vervolgens moet je ze aan het praten zien te krijgen en het eens zien te worden over het onderwerp in kwestie. En hier beginnen de problemen. Iedereen heeft zijn eigen mening, en niemand wil een compromis sluiten. Weten hoe je groepsbesluitvorming correct toepast is de oplossing die je nodig hebt.

In dit artikel helpen wij u ontdekken:

✅ Hoe stelt u een effectief besluitvormingsproces in groepsverband op?
✅ Wat zijn de beste besluitvormingsmethoden in groepsverband?
✅ Wat zijn de voor- en nadelen van groepsbesluitvorming?
✅ Hoe maak je groepsbesluitvorming effectief?

Laten we er meteen induiken!

Basisprincipes van groepsbesluitvorming

Voordat we aan de stappen over hoe het besluitvormingsproces te organiseren toekomen, laten we eens kijken naar wat groepsbesluitvorming is.

Sommige mensen vallen in de misvatting dat teamwork en besluitvorming groepsactiviteit is vrijwel hetzelfde.

Besluitvorming in groepsverband en teamwerk impliceren meerdere individuen die verschillende kwesties en situaties analyseren en nadenken over hoe ze op te lossen. Maar, zoals Katenback en Smith aangeven in hun boek The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, hebben besluitvorming in groepsverband en teamwork hun specifieke verschillen. Hier zijn de belangrijkste:

Groepslid Teamlid
Onafhankelijkheid Elk groepslid is onafhankelijk Teamleden vertrouwen op zichzelf en hun maatjes
Leiderschap Besluitvormendemaking groups have a leader Teams share leadership roles
Performance evaluation Group performance can’t be measured directly Team performance and work outcomes can be measured
Decision-making Group members discuss, beslissen, en delegeren Teamleden bespreken, beslissen, en doen het werk

De algehele doeltreffendheid van de besluitvorming in een groep hangt af van vele factoren. Zo kunnen bijvoorbeeld tijdsdruk of onderliggende conflicten van invloed zijn op de resultaten van de besluitvorming in de groep. Daarom is het van vitaal belang om, voordat zich problemen voordoen, besluitvormingsprocedures voor groepen vast te stellen en toezicht te houden op de uitvoering ervan.

Groepsbesluitvormingsproces (stap voor stap)

Nu we de basis hebben vastgesteld, volgen hieronder de stappen voor de implementatie van het meest effectieve groepsbesluitvormingsproces!

Planning 📝

In de planningsfase moet u beslissen hoe u besluit en weten dat het succesvol is. Dit gebeurt in twee fasen:

Eerst kiest u welke soorten besluitvormingsinstrumenten u gaat gebruiken – vergaderingen, brainstormsessies, enz. Hieronder leest u er meer over.

Tweede, u moet bepalen hoe u zult weten dat de genomen beslissing een succes is. Om dat te begrijpen, moet u de succesfactoren of criteria voor uw beslissing formuleren.

Bedenk hiervoor de criteria die de doelen, waarden en doelstellingen voor elke stakeholder weerspiegelen. Wanneer u nadenkt over uw criteria, kunt u deze ook vanuit verschillende invalshoeken benaderen. U kunt zich de volgende vragen stellen:

  • Hoe gaat het werken?
  • Hoeveel gaat het kosten?
  • Hoe goed zal het met het bestaande systeem overeenstemmen?
  • Hoe consistent zal het zijn?
  • Hoe goed zal het in het bestaande schema passen?
  • Of maak uw eigen om aan de criteria te voldoen.

Bepalen van alternatieven 🤔

In de fase van het bepalen van alternatieven moet uw deskundigengroep verschillende alternatieve beslissingen genereren en selecteren. Ze moeten kiezen uit 5 tot 9 oplossingen die het best voldoen aan de eisen van de planningssessie. Deze stap is belangrijk omdat het het aantal beslissingen vermindert en de groep gefocust houdt op de meest effectieve. U kunt ook zoeken naar vergelijkbare oplossingen in eerdere situaties en nagaan of die passen bij het huidige vraagstuk.

Het beste alternatief kiezen 💎

Het is tijd om het beste alternatief te kiezen uit de oplossingen die zijn geselecteerd in de fase van het bepalen van alternatieven. Om dit te doen, moet u elke beslissing vergelijken met de criteria die u in de planningsfase van uw besluitvormingsproces hebt vastgesteld. De oplossing die aan de meeste criteria voldoet, is de meest doeltreffende.

Ontplooiing 📤

In de ontplooiingsfase brengt u uw beslissingen in de praktijk. Dit omvat het bepalen van de acties en taken die volgen op de uiteindelijke beslissing. Het omvat ook de leidende eisen over hoe het proces te organiseren.

Groepsbesluitvormingsmethoden

Groepsbesluitvorming is een subtiel proces dat veel aandacht en begeleiding vereist. Maar het hoeft niet gewoon één grote discussie of debat te zijn tot iemand toegeeft. Om het effectiever en minder twistziek te maken, geven sommige managers er de voorkeur aan om methoden voor groepsbesluitvorming op te zetten in de vorm van spelletjes en activiteiten. Hier volgen enkele ideeën over hoe u een besluitvormingsproces voor uw medewerkers aangenamer kunt maken.

💭 Brainstormen

Brainstormen is een bekende techniek die erop gericht is zoveel mogelijk ideeën te genereren. Hiervoor heb je een groep leden nodig. Het optimale aantal is 5 tot 9 personen, een groepsleider, en een flip-over.

Het brainstormproces bestaat uit twee fasen:

  • In fase 1 beschrijft de groepsleider de situatie in detail, zodat elk groepslid een duidelijk beeld heeft van het probleem. De groepsleden stellen hun ideeën voor terwijl de leider ze op een flip-over noteert.
  • In fase 2, nadat de groep alle mogelijke beslissingen heeft voorgesteld, evalueren ze of elke beslissing aan hun succescriteria voldoet.

Soms kunnen groepsleden zich ongemakkelijk voelen bij het presenteren van hun ideeën. Om dit probleem op te lossen, kunt u hen voorstellen om anoniem te brainstormen in een stemapp, chat of per e-mail.

💁♀️ Nominaal groepsdenken

Nominaal groepsdenken lijkt op brainstormen, hoewel het beter gestructureerd is en onafhankelijk handelen aanmoedigt in plaats van het werken in een groep. Deelnemers hoeven niet met elkaar te communiceren. Als gevolg daarvan zijn ze niet bevooroordeeld ten opzichte van de meningen van dominante persoonlijkheden.

Nominal group thinking procedure:

  • Groepsleden schrijven hun ideeën op een stuk papier en overhandigen ze aan de groepsleider.
  • De groepsleider zet de ideeën op een flipchart.
  • De groepsleden geven op hun beurt commentaar op de ideeën en stellen verbeteringen of verduidelijkingen voor.
  • Nadat de deelnemers de ideeën hebben besproken, evalueren ze de voors en tegens van elk idee en stemmen ze op de beste ideeën. Groepsdeelnemers kunnen het stemmen op stukjes papier doen of de ideeën rangschikken op prioriteit.
  • De groepsleider verzamelt de stemmen en komt met de resultaten over de beste oplossingen.

🙋♂️ 🙋♀️ Delphi-techniek

Delphi-techniek werkt het beste met een groep deskundigen die op afstand werken. Op die manier hoeven de groepsleden niet op één plaats samen te komen om de beste oplossing voor het probleem te vinden. Bij de Delphi-techniek is elk lid gewoonlijk een expert op een bepaald gebied, zodat zij hun eigen visie hebben op de aanpak van een probleem.

Delphi-techniek procedure:

  • De facilitator definieert het probleem en selecteert een panel van deskundigen.
  • De deskundigen stellen mogelijke oplossingen voor het probleem voor in de vorm van vragenlijsten. Deze vragenlijsten moeten een algemeen beeld geven van het probleem.
  • Nadat de deskundigen de vragenlijsten hebben ingevuld, overhandigen zij deze aan de facilitator.
  • De facilitator analyseert de antwoorden en stelt op basis van de gegeven antwoorden een reeks vragen samen. De tweede ronde vragenlijsten gaat dieper in op het probleem en de oplossing ervan.
  • De facilitator herhaalt het proces totdat de experts met de oplossing komen.

🤷♂️ 🤷♀️ Dialectical inquiry

De dialectical inquiry is een andere techniek voor groepsbesluitvorming waarbij teamwork betrokken is en die zich concentreert op de bespreking van alternatieven. De methode helpt bij het blootleggen van de verborgen problemen die in het vraagstuk kunnen opduiken. Het kan ook helpen om te beslissen of een beslissing al dan niet moet worden genomen als er te veel voor- en nadelen zijn om over te beslissen. Zie het als een tie-breaker.

Dialectische onderzoeksprocedure:

  • De beslissingsgroep wordt in twee tegenover elkaar staande teams verdeeld
  • Het pro-team stelt hun ideeën voor, en het contra-team deelt hun opmerkingen en redenen daarvoor
  • De teams wisselen van plaats
  • Nu is het tijd voor het contra-team om hun gedachten te uiten en voor het pro-team om te debatteren
  • De leider beslist wiens argumenten sterker waren en richt zich op de aansprekende kwesties.

De techniek kan worden gewijzigd in een advocaat van de duivel praktijk. Het betekent dat één groepslid de ideeën van de deelnemers tegenspreekt, tegengestelde ideeën voorstelt en zo de potentiële problemen aan het licht brengt.

De voor- en nadelen van besluitvorming in groepen

Wanneer we het hebben over besluitvorming in groepen, moeten we vermelden dat het succes ervan afhangt van vele factoren. Sommige daarvan zijn de vaardigheden van de teammanager, de interpersoonlijke banden tussen de teamleden, de demografische diversiteit, en anderen.

Ondanks de diversiteit van vele factoren, zijn deskundigen erin geslaagd de algemene voors en tegens van groepsbesluitvorming te ontwikkelen.

Voordelen van groepsbesluitvorming

Groepsbesluitvorming stelt haar leden in staat om:

✅ Goed geïnformeerde deskundige beslissingen te nemen doordat een verscheidenheid aan deskundigen bij het proces betrokken is
✅ Met onconventionele ideeën te komen, vooral als een groep leden met diverse culturele achtergronden heeft
✅ Verborgen uitdagingen en knelpunten onthullen en voorkomen die later bij de gekozen beslissing kunnen opduiken
✅ De vervolgopdrachten en vereisten bij het werken aan de probleemoplossingen beter begrijpen omdat alle leden vanaf het begin deelnemen aan het genereren ervan
✅ De groepssamenwerking verbeteren door de actieve betrokkenheid bij het oplossen van problemen via discussies en debatten, en collectief werk.

waarom is samenwerking belangrijk
Waarom is samenwerking in groepen cruciaal

Wat is er nu gunstiger voor uw bedrijf dan een sterk team van professionals die hun werk kennen? Een sterk team van professionals dat samenwerkt!

Nadelen van groepsbesluitvorming

Geen enkele aanpak of techniek heeft zijn nadelen. Hier volgen de belangrijkste nadelen van besluitvorming in groepsverband:

❌ De afwezigheid van verantwoordelijkheid. De groep neemt de beslissing collectief, en niemand draagt persoonlijk de gevolgen van een mislukking
❌ Het kan ineffectief en traag zijn. Dit gebeurt als een manager het groepsbesluitvormingsproces slecht organiseert
❌ In groepsdenken vervallen. Het fenomeen groepsdenken doet zich vaak voor binnen een groep mensen die conflicten of te veel discussie trachten te vermijden. Daardoor leidt het tot onlogische en ongunstige uitkomsten
❌ Met riskante oplossingen komen. Soms kan een groep overgaan van groupthink naar een riskant verschuivingsfenomeen. Dit is wanneer een groep tot gevaarlijke oplossingen komt die nooit zouden voorkomen bij individuele besluitvorming. Een riskante verschuiving kan zich voordoen wanneer individuen niet de persoonlijke verantwoordelijkheid voelen voor de genomen besluiten en het aan het oordeel van de groep overlaten.

Hoe groepsbesluitvorming het meest effectief te maken

Hier hebben we een aantal van de beste tips verzameld over hoe je groepsbesluitvorming effectiever en minder vervelend kunt maken. Als u deze tips gebruikt, wordt besluitvorming in groepen een minder stressvol en effectiever proces:

1️⃣ Houd uw groepen klein

Hoe groter de groep, des te vooringenomener de beslissing is. Je groepen moeten niet groter zijn dan vijf leden per groep. Anders voelen de deelnemers zich minder verantwoordelijk voor de genomen beslissingen en is de kans groter dat ze in groupthink vervallen.

2️⃣ Maak uw groepen divers

Niet alleen een manier om HR te behagen. Mensen met verschillende achtergronden kunnen met ongebruikelijke maar levensvatbare ideeën komen. Deze ideeën kunnen uw bedrijf veel voordeel opleveren en tot onverwachte uitkomsten leiden. Deze regel werkt ook voor heterogene groepen. Als mannen en vrouwen samenwerken, kunnen ze hun uiteenlopende vaardigheden beter inzetten en complexe taken sneller volbrengen.

3️⃣ Maak de omgeving veilig

De beste manier om de werkomgeving veilig te maken wanneer iedereen vrijelijk zijn mening kan geven, is om enige anonimiteit in het besluitvormingsproces van de groep te betrekken. Verzamel hiervoor onafhankelijk voorgestelde ideeën en kritieken. Dit zal helpen om uw werknemers te verzekeren dat u echt bereid bent om naar hun meningen en uitspraken te luisteren.

4️⃣ Vertrouw niet volledig op de experts

Je kent misschien de sterke en zwakke punten van elk van je medewerkers. Toch moet u bij het zoeken naar nieuwe ideeën en niet voor de hand liggende oplossingen luisteren naar elke deelnemer. Zo vermijdt u dominante meningen en groupthink vooroordelen.

Visuele leerlingen onder ons kunnen deze video bekijken waarin enkele basisregels worden behandeld voor het nemen van betere beslissingen in groepen:

Besluitvorming in groepen

Besluitvorming in groepen is een integraal onderdeel van elk winstgevend bedrijf. En u kunt deze beslissingen niet nemen zonder een beroep te doen op een team van deskundigen. Het organiseren van een effectief groepsbesluitvormingsproces binnen uw bedrijf vergt wat werk, maar het zal het allemaal waard zijn met professionele managementvaardigheden en geduld.

Wij, bij Everhour, hopen dat u hebt geleerd hoe u een groepsbesluitvormingsproces kunt opzetten en met succes kunt beheren!

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.