Průvodce skupinovým rozhodováním pro váš tým

Přijímání rozhodnutí v rámci skupiny může být náročné. Nejprve potřebujete ty správné lidi – odborníky v dané oblasti. Dále je třeba je přimět, aby se domluvili a shodli se na dané problematice. A právě zde začínají problémy. Každý má svůj vlastní názor a nikdo nechce přistoupit na kompromis. Řešením, které potřebujete, je vědět, jak správně použít dovednosti skupinového rozhodování.

V tomto článku vám pomůžeme odhalit:

✅ Jak vytvořit efektivní proces skupinového rozhodování?
✅ Jaké jsou nejlepší metody skupinového rozhodování?
✅ Jaké jsou výhody a nevýhody skupinového rozhodování?
✅ Jak zefektivnit skupinové rozhodování?

Ponořme se do toho!

Základy skupinového rozhodování

Než se dostaneme ke krokům, jak organizovat rozhodovací proces, podívejme se, co je to skupinové rozhodování.

Někteří lidé podléhají mylné představě, že týmová práce a skupinové rozhodování je v podstatě totéž.

Skupinové rozhodování a týmová práce zahrnují více jednotlivců, kteří analyzují různé problémy a situace a zvažují, jak je řešit. Jak však upozorňují Katenback a Smith ve své knize The Wisdom of Teams: Vytváření vysoce výkonné organizace, mají skupinové rozhodování a týmová práce své specifické rozdíly. Zde jsou ty nejvýznamnější:

Člen skupiny Člen týmu
Nezávislost Každý z nich je nezávislý. člen skupiny je nezávislý Společníci spoléhají sami na sebe a na své kamarády
Vedení Rozhodování-rozhodovací skupiny mají vedoucího Týmy si rozdělují vedoucí role
Hodnocení výkonu Výkon skupiny nelze měřit přímo Výkon skupiny a výsledky práce lze měřit
Rozhodování Členové skupiny diskutují, rozhodují a delegují Členové skupiny diskutují, rozhodují a vykonávají práci

Celková efektivita skupinového rozhodování závisí na mnoha faktorech. Například časová omezení nebo případné základní konflikty mohou ovlivnit výsledky skupinového rozhodování. Proto je nezbytné předtím, než nastanou problémy, stanovit postupy skupinového rozhodování a sledovat je spolu s jejich prováděním.

Postupy skupinového rozhodování (krok za krokem)

Teď, když jsme si stanovili základy, jsou níže uvedeny kroky k zavedení co nejefektivnějšího postupu skupinového rozhodování!

Plánování 📝

Ve fázi plánování se musíte rozhodnout, jak se rozhodnete a jak poznáte, že je to úspěšné. To probíhá ve dvou fázích:

Nejprve si vyberte, jaké typy rozhodovacích nástrojů budete používat – porady, brainstormingy atd. Více se o nich dočtete níže.

Druhé musíte určit, jak poznáte, že přijaté rozhodnutí je úspěšné. Abyste to pochopili, musíte formulovat faktory úspěchu nebo kritéria pro vaše rozhodnutí.

Pro tento účel si promyslete kritéria, která odrážejí cíle, hodnoty a záměry jednotlivých zúčastněných stran. Při zvažování kritérií se jimi můžete zabývat také z různých hledisek. Můžete si položit následující otázky:

  • Jak to bude fungovat
  • Kolik to bude stát?
  • Jak dobře to bude v souladu se stávajícím systémem?
  • Jak to bude konzistentní?
  • Jak to zapadne do stávajícího harmonogramu?
  • Nebo si vytvořte vlastní, abyste splnili kritéria.

Určení alternativ 🤔

Ve fázi určení alternativ by vaše expertní skupina měla vytvořit a vybrat několik alternativních rozhodnutí. Musí vybrat 5 až 9 řešení, která nejlépe splňují požadavky plánovací relace. Tento krok je důležitý, protože snižuje počet rozhodnutí a udržuje skupinu zaměřenou na ta nejefektivnější. Můžete také vyhledat podobná řešení v předchozích situacích a zvážit, zda vyhovují aktuálnímu problému.

Výběr nejlepší alternativy 💎

Je čas vybrat nejlepší alternativu z řešení vybraných ve fázi určování alternativ. K tomu je třeba porovnat každé rozhodnutí s kritérii stanovenými ve fázi plánování rozhodovacího procesu. Řešení, které splňuje většinu kritérií, je nejefektivnější.

Vysazení 📤

V etapě nasazení uvedete svá rozhodnutí do reality. To zahrnuje stanovení činností a úkolů, které následují po konečném rozhodnutí. Zahrnuje také návodné požadavky na organizaci procesu.

Metody skupinového rozhodování

Skupinové rozhodování je jemný proces, který vyžaduje velkou pozornost a vedení. Nemusí to však být jen jedna velká diskuse nebo debata, dokud někdo neustoupí. Aby bylo efektivnější a méně hádavé, někteří manažeři raději zavádějí metody skupinového rozhodování formou her a aktivit. Zde je několik nápadů, jak byste mohli rozhodovací proces svým zaměstnancům zpříjemnit.

💭 Brainstorming

Brainstorming je známá technika, jejímž cílem je generovat co nejvíce nápadů. K tomu budete potřebovat skupinu členů. Optimální počet je 5 až 9 osob, vedoucí skupiny a flipchart.

Proces brainstormingu má dvě fáze:

  • V první fázi vedoucí skupiny podrobně popíše situaci, aby měl každý člen skupiny jasnou představu o problému. Členové skupiny navrhují své nápady, zatímco vedoucí je zapisuje do flipchartu.
  • Ve 2. fázi poté, co skupina navrhne všechna možná rozhodnutí, zhodnotí, zda každé rozhodnutí odpovídá jejich kritériím úspěšnosti.

Někdy se členové skupiny mohou cítit nesví při prezentaci svých nápadů. Abyste tento problém vyřešili, můžete jim navrhnout, aby brainstorming prováděli anonymně v hlasovací aplikaci, chatu nebo e-mailem.

💁♀️ Nominální skupinové myšlení

Nominální skupinové myšlení se podobá brainstormingu, je však lépe strukturované a podporuje spíše samostatné jednání než práci ve skupině. Účastníci spolu nemusí komunikovat. Díky tomu nejsou zaujatí vůči názorům dominantních osobností.

Postup nominálního skupinového myšlení:

  • Členové skupiny napíší své nápady na papír a předají je vedoucímu skupiny.
  • Vedoucí skupiny nápady umístí na flipchart.
  • Členové skupiny se postupně vyjadřují k nápadům a navrhují jejich vylepšení nebo upřesnění.
  • Po prodiskutování nápadů účastníci zhodnotí klady a zápory jednotlivých nápadů a hlasují pro ty nejlepší. Účastníci skupiny mohou hlasovat na papírcích nebo seřadit nápady podle důležitosti.
  • Vedoucí skupiny shromažďuje hlasy a přichází s výsledky o nejlepších řešeních.

🙋♂️ 🙋♀️ Technika Delphi

Technika Delphi funguje nejlépe u skupiny odborníků, kteří pracují na dálku. Členové skupiny se tak nemusí shromažďovat na jednom místě, aby našli nejlepší řešení problému. V technice Delphi je každý člen obvykle odborníkem v určitém oboru, takže má vlastní představu o řešení problému.

Postup techniky Delphi:

  • Zprostředkovatel definuje problém a vybere skupinu odborníků.
  • Odborníci navrhují možná řešení problému formou dotazníků. Tyto dotazníky by měly mít obecnou představu o problému.
  • Poté, co experti dotazníky vyplní, předají je facilitátorovi.
  • Filitátor analyzuje odpovědi a na základě daných odpovědí sestaví soubor otázek. Druhé kolo dotazníků jde hlouběji do problému a jeho řešení.
  • Filitátor proces opakuje, dokud odborníci nepřijdou s řešením.

🤷♂️ 🤷♀️ Dialektické šetření

Dialektické šetření je další technikou skupinového rozhodování, která zahrnuje týmovou práci a zaměřuje se na diskusi o alternativách. Metoda pomáhá odhalit skryté problémy, které se mohou v rámci problému objevit. Může také pomoci rozhodnout, zda se přiklonit k určitému rozhodnutí, nebo ne, pokud je příliš mnoho výhod a nevýhod, o kterých je třeba rozhodnout. Představte si ji, jako když se rozhoduje nerozhodně.

Dialektický postup šetření:

  • Rozhodovací skupina se rozdělí na dva protichůdné týmy
  • Tým pro navrhne své myšlenky a tým proti sdělí své připomínky a jejich důvody
  • Týmy si vymění místa
  • Teď je čas, aby tým proti vyjádřil své myšlenky a tým pro debatoval
  • Vedoucí rozhodne, čí argumenty byly silnější, a zaměří se na objevující se problémy.

Tuto techniku lze modifikovat do podoby nácviku obhajoby ďábla. To znamená, že jeden člen skupiny kontruje myšlenkám účastníků, navrhuje protichůdné myšlenky, a tím odhaluje potenciální problémy.

Pro a proti skupinového rozhodování

Při úvahách o skupinovém rozhodování je třeba zmínit, že jeho úspěšnost závisí na mnoha faktorech. K některým z nich patří schopnosti manažera týmu, mezilidské vazby mezi členy týmu, demografická různorodost a další.

Přes různorodost mnoha faktorů se odborníkům podařilo vypracovat obecné klady a zápory skupinového rozhodování.

Výhody skupinového rozhodování

Skupinové rozhodování umožňuje jeho členům:

✅ Přijímat dobře informovaná odborná rozhodnutí díky různorodosti odborníků zapojených do procesu
✅ Přicházet s netradičními nápady, zejména pokud má skupina členy z různých kulturních prostředí
✅ Odhalit a předcházet skrytým problémům a úzkým místům, které se mohou objevit později při zvoleném rozhodnutí
✅ Lépe porozumět následným úkolům a požadavkům při práci na řešení problému, protože se na jejich tvorbě od začátku podílejí všichni členové
✅ Posílit spolupráci ve skupině díky aktivnímu zapojení do řešení problému prostřednictvím diskusí a debat a společné práce.

proč je spolupráce důležitá
Proč je skupinová spolupráce klíčová

Co může být pro vaši firmu přínosnější než silný tým odborníků, kteří znají svou práci? Silný tým profesionálů, který spolupracuje!

Nevýhody skupinového rozhodování

Žádný přístup nebo technika nemá své nevýhody. Zde jsou uvedeny hlavní nevýhody skupinového rozhodování:

❌ Absence odpovědnosti. Skupina rozhoduje kolektivně a nikdo osobně nenese důsledky neúspěchu
❌ Může být neefektivní a pomalý. K tomu dochází, pokud manažer špatně organizuje proces skupinového rozhodování
❌ Propadá skupinovému myšlení. Fenomén skupinového myšlení se často objevuje ve skupině lidí, kteří se snaží vyhnout konfliktům nebo přílišné diskusi. V důsledku toho vede k nelogickým a nepříznivým výsledkům
❌ Vymýšlení riskantních řešení. Někdy se může skupina změnit z groupthinku na fenomén riskantní změny. Tehdy skupina dospěje k nebezpečným řešením, ke kterým by při individuálním rozhodování nikdy nedošlo. K rizikovému posunu může dojít, když jednotlivci necítí osobní odpovědnost za přijatá rozhodnutí a ponechávají je na rozhodnutí skupiny.

Jak zefektivnit skupinové rozhodování

Zde jsme shromáždili několik nejlepších tipů, jak učinit skupinové rozhodování efektivnějším a méně zdlouhavým. Jejich použitím se skupinové rozhodování stane méně stresujícím a efektivnějším procesem:

1️⃣ Udržujte skupiny malé

Čím je skupina větší, tím je její rozhodování neobjektivnější. Vaše skupiny by neměly mít více než pět členů na skupinu. V opačném případě budou účastníci cítit menší odpovědnost za přijatá rozhodnutí a je pravděpodobnější, že propadnou skupinovému myšlení.

2️⃣ Udělejte své skupiny různorodé

Není to jen způsob, jak se zavděčit personálnímu oddělení. Lidé z různých prostředí mohou přijít s neobvyklými, ale životaschopnými nápady. Tyto nápady mohou výrazně prospět vašemu podniku a vést k nečekaným výsledkům. Toto pravidlo platí i pro heterogenní skupiny. Když muži a ženy pracují společně, lépe implikují své různorodé schopnosti a rychleji plní složité úkoly.

3️⃣ Zajistěte bezpečné prostředí

Nejlepším způsobem, jak zajistit bezpečné pracovní prostředí, kdy každý může svobodně sdílet své názory, je zapojit do procesu skupinového rozhodování určitou anonymitu. Za tímto účelem sbírejte navržené nápady a kritiky nezávisle. Pomůže vám to ujistit zaměstnance, že jste skutečně připraveni naslouchat jejich názorům a vyjádřením.

4️⃣ Nespoléhejte se zcela na odborníky

Možná znáte silné a slabé stránky každého ze svých zaměstnanců. Přesto při hledání nových nápadů a nezjevných řešení naslouchejte každému účastníkovi. Vyhnete se tak dominantním názorům a předsudkům skupinového myšlení.

Vizuálně zdatnější z nás se mohou podívat na toto video zahrnující některá základní pravidla pro lepší rozhodování ve skupinách:

Závěr o skupinovém rozhodování

Skupinové rozhodování je nedílnou součástí každého ziskového podnikání. A tato rozhodnutí nelze činit, aniž byste se spolehli na tým odborníků. Organizace efektivního procesu skupinového rozhodování ve vaší firmě vyžaduje trochu práce, ale díky profesionálním manažerským dovednostem a trpělivosti se vše vyplatí.

Ve společnosti Everhour doufáme, že jste se dozvěděli, jak vytvořit proces skupinového rozhodování a úspěšně ho řídit!

Leave a Reply

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.