Guide til gruppebeslutningstagning for dit team

Det kan være en udfordring at træffe beslutninger som en del af en gruppe. For det første har du brug for de rigtige personer – eksperter på området. Dernæst skal du få dem til at tale sammen og blive enige om det pågældende spørgsmål. Og det er her, problemerne begynder. Alle har deres egen mening, og ingen ønsker at gå på kompromis. Den løsning, du har brug for, er at vide, hvordan man anvender færdighederne til beslutningstagning i grupper korrekt.

I denne artikel hjælper vi dig med at afdække:

✅ Hvordan etablerer man en effektiv gruppebeslutningsproces?
✅ Hvad er de bedste gruppebeslutningsmetoder?
✅ Hvad er fordele og ulemper ved gruppebeslutningstagning?
✅ Hvordan gør man gruppebeslutningsprocessen effektiv?

Lad os dykke direkte ned i det!

Grundlæggende om gruppebeslutningsprocessen

Hvor vi kommer til trinene for, hvordan man organiserer beslutningsprocessen, skal vi se på, hvad gruppebeslutning er.

Nogle mennesker falder ind i den misforståelse, at gruppearbejde og gruppearbejde med beslutningstagning er stort set det samme.

Gruppebeslutningstagning og gruppearbejde involverer flere personer, der analyserer forskellige spørgsmål og situationer og overvejer, hvordan de skal løses. Men som Katenback og Smith påpeger i deres bog The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, har gruppebeslutningstagning og teamwork deres specifikke forskelle. Her er de vigtigste af dem:

Gruppemedlem Teammedlem
Uafhængighed Hvert gruppemedlem er uafhængig Gruppemedlemmer stoler på sig selv og deres kammerater
Lederskab Beslutning-making groups have a leader Teams share leadership roles
Performance evaluation Group performance can’t be measured directly Team performance and work outcomes can be measured
Decision-making Group members discuss, beslutter og uddelegerer Teammedlemmer diskuterer, beslutter og udfører arbejdet

Den overordnede effektivitet af gruppens beslutningstagning afhænger af mange faktorer. For eksempel kan tidsbegrænsninger eller eventuelle underliggende konflikter påvirke resultaterne af gruppens beslutningstagning. Derfor er det vigtigt at fastlægge procedurer for gruppebeslutningstagning og overvåge dem sammen med deres gennemførelse, før der opstår problemer.

Gruppebeslutningsproces (trin for trin)

Nu, hvor vi har fastlagt det grundlæggende, er der nedenfor trinene til gennemførelse af den mest effektive gruppebeslutningsproces!

Planlægning 📝

I planlægningsfasen skal du beslutte, hvordan du beslutter og ved, at det er en succes. Dette sker i to faser:

Først skal du vælge, hvilke typer beslutningsværktøjer du vil bruge – møder, brainstormingmøder osv. Du kan læse mere om disse nedenfor.

For det andet skal du bestemme, hvordan du vil vide, at den beslutning, der er truffet, er en succes. For at forstå det er du nødt til at formulere succesfaktorerne eller kriterierne for din beslutning.

Til dette formål skal du tænke på de kriterier, der afspejler målene, værdierne og målsætningerne for hver enkelt interessent. Når du overvejer dine kriterier, kan du også behandle dem fra en række forskellige vinkler. Du kan stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Hvordan kommer det til at fungere?
  • Hvor meget vil det koste?
  • Hvor godt vil det overholde det eksisterende system?
  • Hvor konsistent vil det være?
  • Hvor godt vil det passe ind i den eksisterende tidsplan?
  • Og du kan skabe dit eget for at opfylde kriterierne.

Bestemmelse af alternativer 🤔

I fasen med at bestemme alternativer bør din ekspertgruppe generere og udvælge flere alternative beslutninger. De skal vælge mellem 5 til 9 løsninger, der bedst opfylder planlægningsmødets krav. Dette trin er vigtigt, da det reducerer antallet af beslutninger og holder gruppen fokuseret på de mest effektive beslutninger. Man kan også søge efter lignende løsninger i tidligere situationer og overveje, om de passer til det aktuelle problem.

Valg af det bedste alternativ 💎

Det er tid til at vælge det bedste alternativ blandt de løsninger, der er udvalgt i fasen med at bestemme alternativer. For at gøre det skal du sammenligne hver enkelt beslutning med de kriterier, der blev fastsat i planlægningsfasen af din beslutningsproces. Den løsning, der opfylder flest kriterier, er den mest effektive.

Deployering 📤

I deployeringsfasen fører du dine beslutninger ud i livet. Dette indebærer fastlæggelse af de handlinger og opgaver, der følger efter den endelige beslutning. Det omfatter også de vejledende krav til, hvordan processen skal organiseres.

Gruppebeslutningstagningsmetoder

Gruppebeslutningstagning er en subtil proces, der kræver masser af opmærksomhed og vejledning. Men det behøver ikke blot at være én stor diskussion eller debat, indtil nogen giver efter. For at gøre det mere effektivt og mindre argumenterende foretrækker nogle ledere at etablere gruppebeslutningsmetoder i form af spil og aktiviteter. Her er nogle idéer til, hvordan du kan gøre en beslutningsproces sjovere for dine medarbejdere.

💭 Brainstorming

Brainstorming er en velkendt teknik, der har til formål at generere så mange idéer som muligt. Til dette har du brug for en gruppe af medlemmer. Det optimale antal er fra 5 til 9 personer, en gruppeleder og en flipchart.

Brainstormingprocessen har to faser:

  • I fase 1 beskriver gruppelederen situationen i detaljer, så hvert gruppemedlem har en klar vision af problemet. Gruppemedlemmerne foreslår deres idéer, mens lederen noterer dem ned på et flipover.
  • I fase 2, efter at gruppen har foreslået alle de mulige beslutninger, evaluerer de, om hver enkelt beslutning passer til deres succeskriterier.

I nogle tilfælde kan gruppemedlemmerne føle sig utrygge ved at præsentere deres idéer. For at løse dette problem kan du foreslå, at de laver brainstorming anonymt i en afstemningsapp, chat eller via e-mail.

💁♀️ Nominel gruppetænkning

Nominel gruppetænkning ligner brainstorming, selv om den er bedre struktureret og tilskynder til selvstændig handling i stedet for at arbejde i en gruppe. Deltagerne behøver ikke at kommunikere med hinanden. Derfor er de ikke forudindtaget i forhold til dominerende personligheders meninger.

Procedure for nominel gruppetænkning:

  • Gruppemedlemmerne skriver deres idéer på et stykke papir og afleverer dem til gruppelederen.
  • Gruppelederen sætter idéerne på en flipover.
  • Gruppemedlemmerne kommenterer på deres tur idéerne og foreslår deres forbedringer eller præciseringer.
  • Når deltagerne har diskuteret idéerne, evaluerer de hver enkelt idé på fordele og ulemper og stemmer om de bedste idéer. Gruppens deltagere kan foretage afstemningen på stykker papir eller rangordne idéerne efter prioritet.
  • Gruppelederen samler stemmerne og kommer med resultaterne om de bedste løsninger.

🙋♂️ 🙋♀️ Delphi teknik

Delphi teknikken fungerer bedst med en gruppe af eksperter, der arbejder på afstand. På denne måde behøver gruppens medlemmer ikke at samles ét sted for at finde den bedste løsning på problemet. I Delphi-teknikken er hvert medlem normalt ekspert på et bestemt område, så de har deres egen vision for håndteringen af et problem.

Delphi-teknikken procedure:

  • Mægleren definerer problemet og udvælger et panel af eksperter.
  • Eksperterne foreslår mulige løsninger på problemet i form af spørgeskemaer. Disse spørgeskemaer skal have en generel idé om problemet.
  • Når eksperterne har udfyldt spørgeskemaerne, afleverer de dem til facilitatoren.
  • Facilitatoren analyserer svarene og sammensætter et sæt spørgsmål på baggrund af de givne svar. Den anden runde af spørgeskemaer går dybere ind i problemet og dets løsning.
  • Facilitatoren gentager processen, indtil eksperterne kommer frem til løsningen.

🤷♂️ 🤷♀️ Dialektisk undersøgelse

Den dialektiske undersøgelse er en anden gruppebeslutningsteknik, der involverer gruppearbejde og koncentrerer sig om diskussionen af alternativer. Metoden hjælper med at afdække de skjulte problemer, der kan forekomme i spørgsmålet. Den kan også hjælpe med at beslutte, om man skal gå videre med en beslutning eller ej, hvis der er for mange fordele og ulemper at tage stilling til. Tænk på det, som en tie-breaker.

Dialektisk undersøgelsesprocedure:

  • Den beslutningstagende gruppe deles i to modsatrettede hold
  • Forholdet foreslår deres idéer, og modholdet deler deres kommentarer og begrundelser for dem
  • Holdene bytter plads
  • Nu er det tid for modholdet til at udtrykke deres tanker, og for forholdet for at debattere
  • Lederen afgør, hvis argumenter var stærkere, og fokuserer på de spørgsmål, der dukker op.

Teknikken kan modificeres til en djævleadvokatpraksis. Det betyder, at et gruppemedlem modsætter sig deltagernes idéer og foreslår modsatte idéer og dermed afslører de potentielle problemer.

For- og ulemper ved gruppebeslutningstagning

Når vi overvejer gruppebeslutningstagning, bør vi nævne, at dens succes afhænger af mange faktorer. Nogle af dem er teamlederens færdigheder, interpersonelle forbindelser mellem gruppemedlemmerne, demografisk mangfoldighed og andre.

På trods af mangfoldigheden af mange faktorer er det lykkedes eksperter at udvikle de generelle fordele og ulemper ved gruppebeslutningstagning.

Fordele ved gruppebeslutningstagning

Gruppebeslutningstagning giver dens medlemmer mulighed for at:

✅ Træffe velinformerede ekspertbeslutninger på grund af en række forskellige eksperter, der er involveret i processen
✅ Komme med ukonventionelle idéer, især hvis en gruppe har medlemmer med forskellig kulturel baggrund
✅ Afsløre og forebygge skjulte udfordringer og flaskehalse, der kan dukke op senere med den valgte beslutning
✅ Bedre forstå de efterfølgende opgaver og krav, når der arbejdes med problemløsningerne, da alle medlemmer deltager i genereringen af dem fra starten
✅ Forbedre gruppens samarbejde på grund af den aktive inddragelse i problemløsningen gennem diskussioner og debatter og kollektivt arbejde.

hvorfor er samarbejde vigtigt
Hvorfor er gruppesamarbejde afgørende

Hvad kan være mere gavnligt for din virksomhed end et stærkt team af fagfolk, der kender deres arbejde? Et stærkt team af fagfolk, der samarbejder!

Ulemper ved gruppebeslutningstagning

Ingen tilgang eller teknik har ikke sine ulemper. Her er de vigtigste ulemper ved gruppebeslutningstagning:

❌ Fraværet af ansvar. Gruppen træffer beslutningen kollektivt, og ingen bærer personligt konsekvenserne af en fiasko
❌ Det kan være ineffektivt og langsomt. Det sker, hvis en leder dårligt organiserer gruppebeslutningsprocessen
❌ At falde i gruppetænkning. Fænomenet gruppetænkning opstår ofte i en gruppe af mennesker, der bestræber sig på at undgå konflikter eller for mange diskussioner. Som følge heraf fører det til ulogiske og negative resultater
❌ At finde på risikable løsninger. Nogle gange kan en gruppe ændre sig fra gruppetænkning til et fænomen med risikabelt skift. Dette er, når en gruppe når frem til farlige løsninger, som aldrig ville forekomme ved individuel beslutningstagning. Et risikabelt skift kan ske, når enkeltpersoner ikke føler det personlige ansvar for de beslutninger, der træffes, og overlader det til gruppens skøn.

Hvordan man gør gruppebeslutningstagning mest effektiv

Her har vi samlet nogle af de bedste tips til, hvordan man kan gøre gruppebeslutningstagning mere effektiv og mindre kedelig. Hvis du bruger dem, bliver gruppebeslutningstagning en mindre stressende og mere effektiv proces:

1️⃣ Hold dine grupper små

Jo større gruppen er, desto mere forudindtaget er dens beslutning. Dine grupper bør ikke overstige fem medlemmer pr. gruppe. Ellers vil deltagerne føle mindre ansvar for de trufne beslutninger og er mere tilbøjelige til at forfalde til gruppetænkning.

2️⃣ Gør dine grupper mangfoldige

Det er ikke kun en måde at behage HR på. Folk med forskellige baggrunde kan komme med usædvanlige, men levedygtige idéer. Disse idéer kan være til stor gavn for din virksomhed og føre til uventede resultater. Denne regel fungerer også for heterogene grupper. Når mænd og kvinder arbejder sammen, implicerer de bedre deres forskellige kompetencer og løser komplekse opgaver hurtigere.

3️⃣ Gør miljøet sikkert

Den bedste måde at gøre arbejdsmiljøet sikkert på, når alle frit kan dele deres meninger, er at inddrage en vis anonymitet i gruppens beslutningsproces. Til dette formål skal du indsamle foreslåede idéer og kritikere uafhængigt. Dette vil være med til at sikre dine medarbejdere, at du virkelig er klar til at lytte til deres meninger og udtalelser.

4️⃣ Stol ikke udelukkende på eksperterne

Du kender måske de enkelte medarbejderes stærke og svage sider. Ikke desto mindre skal du lytte til alle deltagere, når du leder efter nye idéer og ikke-oplagte løsninger. På den måde undgår du dominerende meninger og gruppetænkning.

De visuelle elever blandt os vil måske se denne video, der dækker nogle af de grundlæggende grundregler for at træffe bedre beslutninger i grupper:

Afslutning om gruppebeslutningstagning

Gruppebeslutningstagning er en integreret del af enhver rentabel virksomhed. Og du kan ikke træffe disse beslutninger uden at stole på et team af eksperter. At tilrettelægge en effektiv gruppebeslutningsproces i din virksomhed kræver lidt arbejde, men det vil være det hele værd med professionelle ledelsesfærdigheder og tålmodighed.

Vi hos Everhour håber, at du har lært, hvordan du kan etablere en gruppebeslutningsproces og styre den med succes!

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.