Guía para la toma de decisiones en grupo para su equipo

Tomar decisiones como parte de un grupo puede ser un reto. En primer lugar, hay que contar con las personas adecuadas, expertos en la materia. A continuación, hay que conseguir que hablen y se pongan de acuerdo sobre el tema en cuestión. Y aquí es donde empiezan los problemas. Cada uno tiene su propia opinión y nadie quiere comprometerse. Saber aplicar correctamente las habilidades de toma de decisiones en grupo es la solución que necesitas.

En este artículo, le ayudaremos a descubrir:

✅ ¿Cómo establecer un proceso eficaz de toma de decisiones en grupo?
✅ ¿Cuáles son los mejores métodos de toma de decisiones en grupo?
✅ ¿Cuáles son los pros y los contras de la toma de decisiones en grupo?
✅ ¿Cómo hacer que la toma de decisiones en grupo sea eficaz?

¡Entremos de lleno!

Básicos de la toma de decisiones en grupo

Antes de llegar a los pasos sobre cómo organizar el proceso de toma de decisiones, veamos qué es la toma de decisiones en grupo.

Algunas personas caen en la idea errónea de que el trabajo en equipo y la actividad grupal de toma de decisiones es prácticamente lo mismo.

La toma de decisiones en grupo y el trabajo en equipo implican a varios individuos que analizan diversas cuestiones y situaciones y consideran cómo resolverlas. Sin embargo, como señalan Katenback y Smith en su libro The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, la toma de decisiones en grupo y el trabajo en equipo tienen sus diferencias específicas. He aquí las más significativas:

Miembro del grupo Miembro del equipo
Independencia Cada miembro del grupo es independiente Los miembros del equipo confían en sí mismos y en sus compañeros
Liderazgo Las decisionesLos grupos de toma de decisiones tienen un líder Los equipos comparten funciones de liderazgo
Evaluación del rendimiento El rendimiento del grupo no puede medirse directamente El rendimiento del equipo y los resultados del trabajo pueden medirse
Toma de decisiones Los miembros del grupo discuten, deciden y delegan Los miembros del equipo discuten, deciden y hacen el trabajo

La eficacia general de la toma de decisiones en grupo depende de muchos factores. Por ejemplo, las limitaciones de tiempo o cualquier conflicto subyacente pueden afectar a los resultados de la toma de decisiones del grupo. Por eso, antes de que surjan los problemas, es vital establecer procedimientos de toma de decisiones en grupo y supervisarlos junto con su aplicación.

Proceso de toma de decisiones en grupo (paso a paso)

Ahora que hemos establecido los fundamentos, a continuación se detallan los pasos para poner en práctica el proceso de toma de decisiones en grupo más eficaz!

Planificación 📝

En la fase de planificación, es necesario decidir cómo se decide y saber que es un éxito. Esto ocurre en dos fases:

En primer lugar, elija qué tipos de herramientas de toma de decisiones utilizará: reuniones, sesiones de lluvia de ideas, etc. Puede leer más sobre ellas a continuación.

En segundo lugar, debe determinar cómo sabrá que la decisión tomada es un éxito. Para entenderlo, necesita formular los factores o criterios de éxito de su decisión.

Para ello, piense en los criterios que reflejan las metas, los valores y los objetivos de cada parte interesada. Al considerar sus criterios, también puede abordarlos desde diversos ángulos. Puede hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo va a funcionar?
  • ¿Cuánto va a costar?
  • ¿Cómo se ajustará al sistema existente?
  • ¿Cómo será de consistente?
  • ¿Cómo se ajustará al calendario existente?
  • O cree el suyo propio para cumplir los criterios.

Determinación de alternativas 🤔

En la fase de determinación de alternativas, su grupo de expertos debe generar y seleccionar varias decisiones alternativas. Deben elegir entre 5 y 9 soluciones que satisfagan mejor los requisitos de la sesión de planificación. Este paso es importante porque reduce el número de decisiones y mantiene al grupo centrado en las más eficaces. También se pueden buscar soluciones similares en situaciones anteriores y considerar si se adaptan a la cuestión actual.

Selección de la mejor alternativa 💎

Es el momento de elegir la mejor alternativa entre las soluciones seleccionadas en la etapa de determinación de alternativas. Para ello, tienes que comparar cada decisión con los criterios establecidos en la etapa de planificación del proceso de toma de decisiones. La solución que cumple con la mayoría de los criterios es la más efectiva.

Despliegue 📤

En la etapa de despliegue, llevas tus decisiones a la realidad. Esto implica determinar las acciones y tareas que siguen a la decisión final. También incluye los requisitos orientativos sobre cómo organizar el proceso.

Métodos de toma de decisiones en grupo

La toma de decisiones en grupo es un proceso sutil que requiere mucha atención y orientación. Pero no tiene por qué ser simplemente una gran discusión o debate hasta que alguien ceda. Para que sea más eficaz y menos conflictiva, algunos directivos prefieren establecer métodos de toma de decisiones en grupo en forma de juegos y actividades. Aquí tienes algunas ideas sobre cómo puedes hacer que un proceso de toma de decisiones sea más agradable para tus empleados.

💭 Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es una técnica muy conocida que tiene como objetivo generar el mayor número de ideas posible. Para ello, necesitarás un grupo de miembros. El número óptimo es de 5 a 9 personas, un líder de grupo y un rotafolio.

El proceso de lluvia de ideas tiene dos etapas:

  • En la etapa 1, el líder del grupo describe la situación en detalle para que cada miembro del grupo tenga una visión clara del problema. Los miembros del grupo sugieren sus ideas mientras el líder las anota en un rotafolio.
  • En la etapa 2, después de que el grupo sugiera todas las decisiones posibles, evalúan si cada decisión se ajusta a sus criterios de éxito.

A veces los miembros del grupo pueden sentirse incómodos al presentar sus ideas. Para resolver este problema, puedes sugerirles que realicen una lluvia de ideas de forma anónima en una app de votación, en un chat o por correo electrónico.

💁♀️ Pensamiento grupal nominal

El pensamiento grupal nominal se parece a la lluvia de ideas, aunque está mejor estructurado y fomenta la actuación independiente en lugar de trabajar en grupo. Los participantes no necesitan comunicarse entre sí. Como resultado, no están sesgados hacia las opiniones de las personalidades dominantes.

Procedimiento del pensamiento grupal nominal:

  • Los miembros del grupo escriben sus ideas en un papel y las entregan al líder del grupo.
  • El líder del grupo pone las ideas en un rotafolio.
  • Los miembros del grupo, a su vez, comentan las ideas y sugieren sus mejoras o aclaraciones.
  • Después de que los participantes hayan discutido las ideas, evalúan los pros y los contras de cada una de ellas y votan por las mejores. Los participantes del grupo pueden hacer la votación en trozos de papel o clasificar las ideas por prioridad.
  • El líder del grupo recoge los votos y llega a los resultados sobre las mejores soluciones.

🙋♂️ 🙋♀️ Técnica Delphi

La técnica Delphi funciona mejor con un grupo de expertos que trabajan a distancia. De este modo, los miembros del grupo no necesitan reunirse en un lugar para encontrar la mejor solución al problema. En la técnica Delphi, cada miembro suele ser un experto en un campo concreto, por lo que tiene su propia visión del tratamiento de un problema.

Procedimiento de la técnica Delphi:

  • El facilitador define el problema y selecciona un panel de expertos.
  • Los expertos sugieren posibles soluciones al problema en forma de cuestionarios. Estos cuestionarios deben tener una idea general sobre el problema.
  • Después de que los expertos rellenen los cuestionarios, los entregan al facilitador.
  • El facilitador analiza las respuestas y compone un conjunto de preguntas basadas en las respuestas dadas. La segunda ronda de cuestionarios profundiza en el problema y su solución.
  • El facilitador repite el proceso hasta que los expertos llegan a la solución.

🤷♂️ 🤷♀️ Indagación dialéctica

La indagación dialéctica es otra técnica de toma de decisiones en grupo que implica el trabajo en equipo y se concentra en la discusión de alternativas. El método ayuda a descubrir los problemas ocultos que pueden aparecer en la cuestión. También puede ayudar a decidir si se toma una decisión o no si hay demasiadas ventajas y desventajas sobre las que decidir. Piensa en ello, como un desempate.

Procedimiento de investigación dialéctica:

  • El grupo que toma la decisión se divide en dos equipos opuestos
  • El equipo de los pros sugiere sus ideas, y el equipo de los contras comparte sus comentarios y sus razones
  • Los equipos cambian de lugar
  • Ahora es el momento de que el equipo de los contras exprese sus ideas y de que el equipo de los pros debata
  • El líder decide de quién son los argumentos más fuertes y se centra en las cuestiones que aparecen.

La técnica puede ser modificada en una práctica de defensa del diablo. Significa que un miembro del grupo rebate las ideas de los participantes, sugiriendo ideas opuestas y revelando así los problemas potenciales.

Pros y contras de la toma de decisiones en grupo

Al considerar la toma de decisiones en grupo, debemos mencionar que su éxito depende de muchos factores. Algunos de ellos son las habilidades del director del equipo, las conexiones interpersonales entre los miembros del equipo, la diversidad demográfica y otros.

A pesar de la diversidad de muchos factores, los expertos lograron desarrollar los pros y los contras generales de la toma de decisiones en grupo.

Ventajas de la toma de decisiones en grupo

La toma de decisiones en grupo permite a sus miembros:

✅ Tomar decisiones expertas bien informadas debido a la variedad de expertos que participan en el proceso
✅ Llegar a ideas no convencionales, especialmente si un grupo tiene miembros de diversos orígenes culturales
✅ Revelar y prevenir los desafíos ocultos y los cuellos de botella que pueden aparecer más tarde con la decisión elegida
✅ Comprender mejor las tareas y requisitos posteriores cuando se trabaja en las soluciones del problema, ya que todos los miembros participan en su generación desde el principio
✅ Mejorar la colaboración del grupo debido a la participación activa en la resolución de problemas a través de discusiones y debates, y el trabajo colectivo.

¿Por qué es importante la colaboración
Por qué es crucial la colaboración en grupo

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Desventajas de la toma de decisiones en grupo

Ningún enfoque o técnica no tiene sus desventajas. He aquí las principales desventajas de la toma de decisiones en grupo:

❌ La ausencia de responsabilidad. El grupo toma la decisión de forma colectiva y nadie asume personalmente las consecuencias de un fracaso
❌ Puede ser ineficaz y lento. Esto ocurre si un directivo organiza mal el proceso de toma de decisiones en grupo
❌ Caer en el pensamiento de grupo. El fenómeno del pensamiento grupal suele aparecer dentro de un grupo de personas que se esfuerzan por evitar conflictos o demasiadas discusiones. Como resultado, conduce a resultados ilógicos y adversos
❌ Llegar a soluciones arriesgadas. A veces, un grupo puede pasar del pensamiento grupal a un fenómeno de cambio arriesgado. Esto ocurre cuando un grupo llega a soluciones peligrosas que nunca se producirían en la toma de decisiones individual. Un cambio arriesgado puede ocurrir cuando los individuos no sienten la responsabilidad personal de las decisiones tomadas y lo dejan al criterio del grupo.

Cómo hacer que la toma de decisiones en grupo sea más eficaz

Aquí hemos reunido algunos de los mejores consejos para que la toma de decisiones en grupo sea más eficaz y menos tediosa. Su uso hace que la toma de decisiones en grupo sea un proceso menos estresante y más eficaz:

1️⃣ Mantén tus grupos pequeños

Cuanto más grande sea el grupo, más sesgada será su decisión. Tus grupos no deberían superar los cinco miembros por grupo. De lo contrario, los participantes se sentirán menos responsables de las decisiones tomadas y es más probable que caigan en el pensamiento grupal.

2️⃣ Haz que tus grupos sean diversos

No es sólo una forma de complacer a RRHH. Las personas de diferentes orígenes pueden aportar ideas inusuales pero viables. Estas ideas pueden beneficiar significativamente a su negocio y conducir a resultados inesperados. Esta regla también funciona para grupos heterogéneos. Cuando los hombres y las mujeres trabajan juntos, implican mejor sus diversas habilidades y cumplen las tareas complejas con mayor rapidez.

3️⃣ Hacer que el entorno sea seguro

La mejor manera de hacer que el entorno de trabajo sea seguro cuando todos pueden compartir libremente sus opiniones es implicar cierto anonimato en el proceso de toma de decisiones del grupo. Para ello, recoja las ideas sugeridas y las críticas de forma independiente. Esto ayudará a garantizar a tus empleados que estás realmente dispuesto a escuchar sus opiniones y declaraciones.

4️⃣ No confíe totalmente en los expertos

Es posible que conozca los puntos fuertes y débiles de cada uno de sus empleados. Sin embargo, cuando busques nuevas ideas y soluciones no evidentes, escucha a todos los participantes. De este modo, evitará las opiniones dominantes y los sesgos de pensamiento de grupo.

Los que aprenden de forma visual pueden echar un vistazo a este vídeo que cubre algunas de las reglas básicas para tomar mejores decisiones en grupo:

Resumen de la toma de decisiones en grupo

La toma de decisiones en grupo es una parte integral de cualquier negocio rentable. Y no se pueden tomar estas decisiones sin contar con un equipo de expertos. Organizar un proceso eficaz de toma de decisiones en grupo dentro de tu empresa requiere un poco de trabajo, pero todo merecerá la pena con habilidades de gestión profesional y paciencia.

En Everhour esperamos que haya aprendido a establecer un proceso de toma de decisiones en grupo y a gestionarlo con éxito

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