Ryhmäpäätöksenteko-opas tiimillesi

Päätösten tekeminen osana ryhmää voi olla haastavaa. Ensinnäkin tarvitset oikeat ihmiset – alan asiantuntijat. Seuraavaksi heidät on saatava keskustelemaan ja sopimaan käsillä olevasta asiasta. Ja tästä ongelmat alkavat. Jokaisella on oma mielipiteensä, eikä kukaan halua tehdä kompromisseja. Tarvitset ratkaisun, kun osaat soveltaa ryhmäpäätöksentekotaitoja oikein.

Tässä artikkelissa autamme sinua paljastamaan:

✅ Miten luoda tehokas ryhmäpäätöksentekoprosessi?
✅ Mitkä ovat parhaat ryhmäpäätöksentekomenetelmät?
✅ Mitkä ovat ryhmäpäätöksentekoprosessin edut ja haitat?
✅ Miten ryhmäpäätöksenteosta saadaan tehokasta?

Sukelletaan suoraan asiaan!

Ryhmäpäätöksenteon perusteet

Ennen kuin siirrymme vaiheisiin siitä, miten päätöksentekoprosessi järjestetään, katsotaan, mitä ryhmäpäätöksenteko on.

Jotkut ihmiset lankeavat siihen harhakäsitykseen, että ryhmätyöskentely ja päätöksentekoryhmätoiminta on aika lailla sama asia.

Ryhmäpäätöksentekoon ja ryhmätyöskentelyyn liittyy useita yksilöitä, jotka analysoivat erilaisia asioita ja tilanteita ja pohtivat, miten ne voitaisiin ratkaista. Kuten Katenback ja Smith kuitenkin huomauttavat kirjassaan The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, ryhmäpäätöksenteossa ja tiimityössä on omat erityiset eronsa. Tässä ovat merkittävimmät niistä:

Ryhmän jäsen Ryhmän jäsen Tiimin jäsen
Riippumattomuus Kukin ryhmän jäsen on itsenäinen Tyhmäläiset luottavat itseensä ja kavereihinsa
Johtaminen Päätöksenteko-making groups have a leader Teams share leadership roles
Performance evaluation Group performance can’t be measured directly Team performance and work outcomes can be measured
Decision-making Group members discuss, päättävät ja delegoivat Ryhmän jäsenet keskustelevat, päättävät ja tekevät työn

Ryhmän päätöksenteon yleinen tehokkuus riippuu monista tekijöistä. Esimerkiksi aikarajoitteet tai mahdolliset taustalla olevat ristiriidat voivat vaikuttaa ryhmäpäätöksenteon tuloksiin. Siksi ennen ongelmien syntymistä on tärkeää luoda ryhmäpäätöksentekomenettelyt ja seurata niitä sekä niiden täytäntöönpanoa.

Ryhmäpäätöksentekomenettely (vaihe vaiheelta)

Nyt kun olemme luoneet perusteet, seuraavassa on vaiheet tehokkaimman ryhmäpäätöksentekomenettelyn toteuttamiseksi!

Suunnittelu 📝

Suunnitteluvaiheessa on päätettävä, miten päätetään ja tiedetään, että se onnistuu. Tämä tapahtuu kahdessa vaiheessa:

Valitse ensin, minkälaisia päätöksentekovälineitä käytät – kokouksia, aivoriihiä jne. Näistä voit lukea lisää alla.

Toiseksi sinun on määritettävä, miten tiedät, että tehty päätös on onnistunut. Ymmärtääksesi sen sinun on muotoiltava päätöksesi menestystekijät tai kriteerit.

Tätä varten mieti kriteerit, jotka heijastavat kunkin sidosryhmän päämääriä, arvoja ja tavoitteita. Kun pohdit kriteerejäsi, voit käsitellä niitä myös eri näkökulmista. Voit kysyä itseltäsi seuraavia kysymyksiä:

  • Miten se tulee toimimaan?
  • Kuinka paljon se maksaa?
  • Miten hyvin se sopii olemassa olevaan järjestelmään?
  • Miten johdonmukainen siitä tulee?
  • Miten hyvin se sopii olemassa olevaan aikatauluun?
  • Vai luodaanko oma, joka täyttää kriteerit.

Vaihtoehtojen määrittäminen 🤔

Vaihtoehtojen määritysvaiheessa asiantuntijaryhmänne pitäisi luoda ja valita useita vaihtoehtoisia päätöksiä. Heidän on valittava 5-9 ratkaisua, jotka vastaavat parhaiten suunnittelukokouksen vaatimuksia. Tämä vaihe on tärkeä, koska se vähentää päätösten määrää ja pitää ryhmän keskittyneenä tehokkaimpiin päätöksiin. Voit myös etsiä vastaavia ratkaisuja aiemmista tilanteista ja pohtia, sopivatko ne nykyiseen asiaan.

Parhaan vaihtoehdon valitseminen 💎

On aika valita paras vaihtoehto vaihtoehtojen määrittämisvaiheessa valituista ratkaisuista. Tätä varten sinun on verrattava kutakin päätöstä päätöksentekoprosessin suunnitteluvaiheessa asetettuihin kriteereihin. Ratkaisu, joka täyttää useimmat kriteerit, on tehokkain.

Käyttöönotto 📤

Käyttöönottovaiheessa saat päätöksesi käytäntöön. Tällöin määritetään toimet ja tehtävät, jotka seuraavat lopullista päätöstä. Siihen kuuluvat myös ohjaavat vaatimukset siitä, miten prosessi järjestetään.

Ryhmäpäätöksentekomenetelmät

Ryhmäpäätöksenteko on hienovarainen prosessi, joka vaatii paljon huomiota ja ohjausta. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla vain yksi suuri keskustelu tai väittely, kunnes joku antaa periksi. Jotta päätöksenteko olisi tehokkaampaa ja vähemmän riitaisaa, jotkut johtajat suosivat ryhmäpäätöksentekomenetelmien luomista pelien ja aktiviteettien muodossa. Seuraavassa on muutamia ideoita siitä, miten voisit tehdä päätöksentekoprosessista miellyttävämmän työntekijöille.

💭 Aivoriihi

Aivoriihi on tunnettu tekniikka, jolla pyritään tuottamaan mahdollisimman paljon ideoita. Tätä varten tarvitset ryhmän jäseniä. Optimaalinen määrä on 5-9 henkilöä, ryhmän vetäjä ja fläppitaulu.

Aivoriihessä on kaksi vaihetta:

  • Vaiheessa 1 ryhmänjohtaja kuvaa tilanteen yksityiskohtaisesti, jotta jokaisella ryhmän jäsenellä on selkeä näkemys ongelmasta. Ryhmän jäsenet ehdottavat ideoitaan samalla, kun johtaja kirjaa ne fläppitaululle.
  • Vaiheessa 2, kun ryhmä on ehdottanut kaikkia mahdollisia päätöksiä, he arvioivat, vastaako kukin päätös heidän menestyskriteerejään.

Joskus ryhmän jäsenet saattavat tuntea olonsa epämukavaksi ideoidensa esittämisessä. Tämän ongelman ratkaisemiseksi voit ehdottaa heille, että he tekevät aivoriihen nimettömänä äänestyssovelluksessa, chatissa tai sähköpostitse.

💁♀️ Nimellinen ryhmäajattelu

Nimellinen ryhmäajattelu muistuttaa aivoriihiä, vaikka se on paremmin jäsenneltyä ja rohkaisee itsenäiseen toimimiseen ryhmätyöskentelyn sijasta. Osallistujien ei tarvitse kommunikoida keskenään. Näin ollen he eivät ole puolueellisia hallitsevien persoonallisuuksien mielipiteiden suhteen.

Nominaalisen ryhmäajattelun menettelytapa:

  • Ryhmän jäsenet kirjoittavat ideansa paperille ja antavat ne ryhmänjohtajalle.
  • Ryhmänjohtaja laittaa ideat fläppitaululle.
  • Ryhmän jäsenet kommentoivat vuorollaan ideoita ja ehdottavat parannuksia tai selvennyksiä.
  • Kun osallistujat ovat keskustelleet ideoista, he arvioivat kunkin idean hyvät ja huonot puolet ja äänestävät parhaista ideoista. Ryhmän osallistujat voivat tehdä äänestyksen paperilapuille tai asettaa ideat paremmuusjärjestykseen tärkeysjärjestykseen.
  • Ryhmänjohtaja kerää äänet ja tekee tuloksen parhaista ratkaisuista.

🙋♂️ 🙋♀️ Delfoi-tekniikka

Delfoi-tekniikka toimii parhaiten asiantuntijaryhmässä, joka työskentelee etänä. Näin ryhmän jäsenten ei tarvitse kokoontua yhteen paikkaan löytääkseen parhaan ratkaisun ongelmaan. Delfoi-tekniikassa jokainen jäsen on yleensä tietyn alan asiantuntija, joten heillä on oma näkemyksensä ongelman käsittelystä.

Delfoi-tekniikan menettely:

  • Fasilitaattori määrittelee ongelman ja valitsee asiantuntijaryhmän.
  • Asiantuntijat ehdottavat mahdollisia ratkaisuja ongelmaan kyselylomakkeiden muodossa. Näissä kyselylomakkeissa tulisi olla yleinen käsitys ongelmasta.
  • Sen jälkeen kun asiantuntijat ovat täyttäneet kyselylomakkeet, he luovuttavat ne fasilitaattorille.
  • Fasilitaattori analysoi vastaukset ja laatii kysymyksenasettelun annettujen vastausten perusteella. Toisella kyselykierroksella syvennytään ongelmaan ja sen ratkaisuun.
  • Fasilitaattori toistaa prosessia, kunnes asiantuntijat keksivät ratkaisun.

🤷♂️ 🤷♀️ Dialektinen kysely

Dialektinen kysely (dialectical inquiry)

Dialektinen kysely (dialectical inquiry)

on toinen ryhmässä tapahtuvaa päätöksentekoa edistävä tekniikka, joka sisältää ryhmätyöskentelyä, ja siinä keskitytään keskusteluun eri mahdollisuuksista. Menetelmä auttaa paljastamaan piilossa olevat ongelmat, jotka saattavat ilmetä asian sisällä. Se voi myös auttaa päättämään, pitäydytäänkö päätöksessä vai ei, jos etuja ja haittoja on liikaa. Ajattele sitä ikään kuin tasapelinratkaisuna.

Dialektinen tutkimusmenettely:

  • Päätöksentekoryhmä jaetaan kahteen vastakkaiseen tiimiin
  • Pros-tiimi esittää ajatuksiaan, ja kontra-tiimi kertoo kommenttinsa ja perustelunsa
  • Tiimit vaihtavat paikkojaan
  • Nyt on aika kontra-tiimin ilmaista ajatuksiaan ja plus-tiimin väitellä
  • Johtaja päättää, kenen argumentit olivat vahvempia, ja keskittyy esiin tulleisiin asioihin.

Tekniikka voidaan muuttaa paholaisen puolustusharjoitukseksi. Se tarkoittaa, että yksi ryhmän jäsen vastustaa osallistujien ajatuksia, ehdottaa vastakkaisia ajatuksia ja siten paljastaa mahdolliset ongelmat.

Ryhmäpäätöksenteon hyvät ja huonot puolet

Ryhmäpäätöksentekoa tarkasteltaessa on mainittava, että sen onnistuminen riippuu monista tekijöistä. Joitakin niistä ovat ryhmänjohtajan taidot, ryhmän jäsenten väliset ihmissuhteet, demografinen monimuotoisuus ja muut.

Monien tekijöiden moninaisuudesta huolimatta asiantuntijat onnistuivat kehittämään ryhmäpäätöksenteon yleiset hyvät ja huonot puolet.

Ryhmäpäätöksenteon edut

Ryhmäpäätöksenteon avulla sen jäsenet voivat:

✅ Tehdä asiantuntevia asiantuntijapäätöksiä, koska prosessiin osallistuu useita asiantuntijoita
✅ Keksiä epätavanomaisia ideoita, erityisesti, jos ryhmässä on jäseniä erilaisista kulttuuritaustoista
✅ Paljastetaan ja ehkäistään piilohaasteita ja pullonkauloja, jotka voivat ilmetä myöhemmin valitun päätöksen myötä
✅ Ymmärretään paremmin jatkotehtäviä ja -vaatimuksia ongelmanratkaisuja työstettäessä, kun kaikki jäsenet osallistuvat niiden syntyyn alusta alkaen
✅ Parannetaan ryhmäyhteistyötä johtuen aktiivisesta osallistumisesta ongelmanratkaisuun keskustelujen ja väittelyn sekä kollektiivisen työskentelyn kautta.

miksi yhteistyö on tärkeää
Miksi ryhmäyhteistyö on ratkaisevaa

Mikä voisi olla yrityksellesi hyödyllisempää kuin vahva tiimi ammattilaisia, jotka osaavat työnsä? Vahva ammattilaisten tiimi, joka tekee yhteistyötä!

Ryhmäpäätöksenteon haitat

Millään lähestymistavalla tai tekniikalla ei ole haittoja. Tässä ovat tärkeimmät ryhmäpäätöksenteon haitat:

❌ Vastuun puuttuminen. Ryhmä tekee päätöksen kollektiivisesti, eikä kukaan henkilökohtaisesti kanna epäonnistumisen seurauksia
❌ Se voi olla tehotonta ja hidasta. Näin käy, jos esimies organisoi ryhmäpäätöksentekoprosessin huonosti
❌ Ryhmäajatteluun sortuminen. Ryhmäajatteluilmiö ilmenee usein ryhmässä, jossa ihmiset pyrkivät välttämään konflikteja tai liikaa keskustelua. Tämän seurauksena se johtaa epäloogisiin ja haitallisiin lopputuloksiin
❌ Keksitään riskialttiita ratkaisuja. Joskus ryhmä voi muuttua ryhmäajattelusta riskisiirtymäilmiöksi. Tällöin ryhmä päätyy vaarallisiin ratkaisuihin, joita ei koskaan syntyisi yksilöllisessä päätöksenteossa. Riskisiirtymä voi tapahtua, kun yksilöt eivät tunne henkilökohtaista vastuuta tehdyistä päätöksistä ja jättävät ne ryhmän harkinnan varaan.

Miten ryhmäpäätöksenteosta saadaan tehokkainta

Tänään olemme koonneet parhaita vinkkejä siitä, miten ryhmäpäätöksenteosta saadaan tehokkaampaa ja vähemmän työlästä. Niiden käyttäminen tekee ryhmäpäätöksenteosta vähemmän stressaavan ja tehokkaamman prosessin:

1️⃣ Pidä ryhmät pieninä

Mitä suurempi ryhmä on, sitä puolueellisempi sen päätös on. Ryhmienne ei tulisi ylittää viittä jäsentä per ryhmä. Muuten osallistujat tuntevat vähemmän vastuuta tehdyistä päätöksistä ja sortuvat todennäköisemmin ryhmäajatteluun.

2️⃣ Tee ryhmistäsi monimuotoisia

Ei vain tapa miellyttää HR:ää. Eri taustoista tulevat ihmiset voivat keksiä epätavallisia mutta toteuttamiskelpoisia ideoita. Nämä ideat voivat hyödyttää yritystäsi merkittävästi ja johtaa odottamattomiin tuloksiin. Tämä sääntö toimii myös heterogeenisten ryhmien kohdalla. Kun miehet ja naiset työskentelevät yhdessä, he implikoivat paremmin erilaisia taitojaan ja suoriutuvat monimutkaisista tehtävistä nopeammin.

3️⃣ Tee ympäristöstä turvallinen

Paras tapa tehdä työympäristöstä turvallinen, kun kaikki voivat vapaasti kertoa mielipiteensä, on sisällyttää ryhmän päätöksentekoprosessiin jonkin verran anonymiteettiä. Kerää tätä varten ehdotetut ideat ja kriitikot itsenäisesti. Näin voit varmistaa työntekijöillesi, että olet aidosti valmis kuuntelemaan heidän mielipiteitään ja lausuntojaan.

4️⃣ Älä luota täysin asiantuntijoihin

Saatat tuntea jokaisen työntekijäsi vahvuudet ja heikkoudet. Kuuntele kuitenkin jokaista osallistujaa, kun etsit uusia ideoita ja ei-selviä ratkaisuja. Näin vältät hallitsevat mielipiteet ja ryhmäajattelun ennakkoluulot.

Meidän joukossamme olevien visuaalisesti oppivien kannattaa katsoa tämä video, jossa käsitellään joitakin perussääntöjä parempien päätösten tekemisestä ryhmissä:

Paketti ryhmäpäätöksentekoon

Ryhmäpäätöksenteko on olennainen osa mitä tahansa kannattavaa liiketoimintaa. Etkä voi tehdä näitä päätöksiä tukeutumatta asiantuntijaryhmään. Tehokkaan ryhmäpäätöksentekoprosessin järjestäminen yrityksessäsi vaatii hieman työtä, mutta kaikki se on sen arvoista ammattimaisilla johtamistaidoilla ja kärsivällisyydellä.

Me Everhourilla toivomme, että olet oppinut, miten ryhmäpäätöksentekoprosessi perustetaan ja miten sitä hallitaan menestyksekkäästi!

Leave a Reply

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.