Guida alle decisioni di gruppo per il tuo team

Prendere decisioni come parte di un gruppo può essere impegnativo. Per prima cosa, avete bisogno delle persone giuste – esperti del settore. Poi, è necessario farli parlare e metterli d’accordo sulla questione in questione. Ed è qui che iniziano i problemi. Ognuno ha la propria opinione e nessuno vuole scendere a compromessi. Sapere come applicare correttamente le capacità decisionali di gruppo è la soluzione di cui avete bisogno.

In questo articolo, ti aiuteremo a scoprire:

✅ Come stabilire un efficace processo decisionale di gruppo?
✅ Quali sono i migliori metodi decisionali di gruppo?
✅ Quali sono i pro e i contro delle decisioni di gruppo?
✅ Come rendere efficace il processo decisionale di gruppo?

Tuffiamoci subito!

Fondamenti del processo decisionale di gruppo

Prima di arrivare ai passi su come organizzare il processo decisionale, vediamo cos’è il processo decisionale di gruppo.

Alcune persone cadono nell’equivoco che il lavoro di gruppo e l’attività decisionale di gruppo siano praticamente la stessa cosa.

Il processo decisionale di gruppo e il lavoro di squadra coinvolgono più individui che analizzano vari problemi e situazioni e considerano come risolverli. Tuttavia, come Katenback e Smith sottolineano nel loro libro The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, il processo decisionale di gruppo e il lavoro di squadra hanno le loro specifiche differenze. Ecco le più significative:

Membro del gruppo Membro della squadra
Indipendenza Ogni gruppo è indipendente I membri del gruppo contano su se stessi e sui loro compagni
La leadership I gruppi che prendonohanno un leader Le squadre condividono ruoli di leadership
Valutazione del rendimento Il rendimento del gruppo non può essere misurato direttamente Il rendimento della squadra e i risultati del lavoro possono essere misurati
Processo decisionale I membri del gruppo discutono, decidono e delegano I membri del gruppo discutono, decidono e fanno il lavoro

L’efficacia complessiva del processo decisionale di gruppo dipende da molti fattori. Per esempio, i vincoli di tempo o eventuali conflitti sottostanti possono influenzare i risultati del processo decisionale di gruppo. Ecco perché, prima che si verifichino problemi, è vitale stabilire procedure decisionali di gruppo e monitorarle insieme alla loro attuazione.

Processo decisionale di gruppo (passo dopo passo)

Ora che abbiamo stabilito le basi, ecco i passi per implementare il processo decisionale di gruppo più efficace!

Pianificazione 📝

Nella fase di pianificazione, è necessario decidere come decidere e sapere che ha successo. Questo avviene in due fasi:

In primo luogo, scegliete quali tipi di strumenti decisionali userete – riunioni, sessioni di brainstorming, ecc. Potete leggere di più su questi strumenti qui sotto.

In secondo luogo, dovete determinare come saprete che la decisione presa è un successo. Per capirlo, dovete formulare i fattori o criteri di successo per la vostra decisione.

Per questo, pensate ai criteri che riflettono gli scopi, i valori e gli obiettivi di ogni stakeholder. Quando considerate i vostri criteri, potete anche affrontarli da diversi punti di vista. Potete porvi le seguenti domande:

  • Come funzionerà?
  • Quanto costerà?
  • Quanto bene sarà conforme al sistema esistente?
  • Quanto sarà coerente?
  • Quanto bene si inserirà nel programma esistente?
  • Oppure crea il tuo per soddisfare i criteri.

Determinazione delle alternative 🤔

Nella fase di determinazione delle alternative, il tuo gruppo di esperti dovrebbe generare e selezionare diverse decisioni alternative. Devono scegliere da 5 a 9 soluzioni che soddisfano meglio i requisiti della sessione di pianificazione. Questo passo è importante perché riduce il numero di decisioni e mantiene il gruppo concentrato su quelle più efficaci. Potresti anche cercare soluzioni simili in situazioni precedenti e considerare se sono adatte al problema attuale.

Selezionare la migliore alternativa 💎

È il momento di scegliere la migliore alternativa tra le soluzioni selezionate nella fase di determinazione delle alternative. Per farlo, è necessario confrontare ogni decisione con i criteri stabiliti nella fase di pianificazione del processo decisionale. La soluzione che soddisfa la maggior parte dei criteri è quella più efficace.

Deployment 📤

Nella fase di deployment, si mettono in pratica le decisioni prese. Questo comporta la determinazione delle azioni e dei compiti che seguono la decisione finale. Include anche i requisiti guida su come organizzare il processo.

Metodi decisionali di gruppo

Il processo decisionale di gruppo è un processo sottile che richiede molta attenzione e guida. Ma non deve essere semplicemente una grande discussione o un dibattito finché qualcuno cede. Per renderlo più efficace e meno polemico, alcuni manager preferiscono stabilire metodi di decisione di gruppo sotto forma di giochi e attività. Ecco alcune idee su come potreste rendere un processo decisionale più divertente per i vostri dipendenti.

💭 Brainstorming

Il brainstorming è una tecnica ben nota che mira a generare quante più idee possibili. Per questo, avrete bisogno di un gruppo di membri. Il numero ottimale è da 5 a 9 persone, un capogruppo e una lavagna a fogli mobili.

Il processo di brainstorming ha due fasi:

  • Nella fase 1, il leader del gruppo descrive la situazione in dettaglio in modo che ogni membro del gruppo abbia una chiara visione del problema. I membri del gruppo suggeriscono le loro idee mentre il leader le annota su una lavagna a fogli mobili.
  • Nella fase 2, dopo che il gruppo suggerisce tutte le possibili decisioni, valutano se ogni decisione corrisponde ai loro criteri di successo.

A volte i membri del gruppo possono sentirsi a disagio nel presentare le loro idee. Per risolvere questo problema, potresti suggerire loro di fare il brainstorming in modo anonimo in un’app di voto, in chat o via e-mail.

💁♀️ Pensiero di gruppo nominale

Il pensiero di gruppo nominale assomiglia al brainstorming, anche se è meglio strutturato e incoraggia l’azione indipendente piuttosto che lavorare in gruppo. I partecipanti non hanno bisogno di comunicare tra loro. Di conseguenza, non sono influenzati dalle opinioni delle personalità dominanti.

La procedura del pensiero di gruppo nominale:

  • I membri del gruppo scrivono le loro idee su un pezzo di carta e le consegnano al capogruppo.
  • Il capogruppo mette le idee su una lavagna a fogli mobili.
  • I membri del gruppo, a loro volta, commentano le idee e suggeriscono i loro miglioramenti o chiarimenti.
  • Dopo che i partecipanti hanno discusso le idee, valutano i pro e i contro di ogni idea e votano le migliori. I partecipanti al gruppo possono votare su pezzi di carta o classificare le idee per priorità.
  • Il leader del gruppo raccoglie i voti ed elabora i risultati sulle migliori soluzioni.

🙋♂️ 🙋♀️ Tecnica Delphi

La tecnica Delphi funziona meglio con un gruppo di esperti che lavorano a distanza. In questo modo, i membri del gruppo non hanno bisogno di riunirsi in un posto per trovare la migliore soluzione al problema. Nella tecnica Delphi, ogni membro è di solito un esperto in un campo particolare, quindi hanno la loro propria visione della gestione di un problema.

Procedura della tecnica Delphi:

  • Il facilitatore definisce il problema e seleziona un gruppo di esperti.
  • Gli esperti suggeriscono possibili soluzioni al problema sotto forma di questionari. Questi questionari dovrebbero avere un’idea generale del problema.
  • Dopo che gli esperti compilano i questionari, li consegnano al facilitatore.
  • Il facilitatore analizza le risposte e compone una serie di domande basate sulle risposte date. Il secondo giro di questionari approfondisce il problema e la sua soluzione.
  • Il facilitatore ripete il processo finché gli esperti arrivano alla soluzione.

🤷♂️ 🤷♀️ Inchiesta dialettica

L’inchiesta dialettica è un’altra tecnica decisionale di gruppo che coinvolge il lavoro di gruppo e si concentra sulla discussione delle alternative. Il metodo aiuta a scoprire i problemi nascosti che possono apparire all’interno della questione. Può anche aiutare a decidere se andare con una decisione o no se ci sono troppi vantaggi e svantaggi su cui decidere. Pensatelo come uno spareggio.

Procedura di indagine dialettica:

  • Il gruppo decisionale è diviso in due squadre opposte
  • La squadra dei pro propone le sue idee, e la squadra dei contro condivide i suoi commenti e le sue ragioni
  • Le squadre si cambiano di posto
  • Ora è il momento che la squadra dei contro esprima i suoi pensieri e che la squadra dei pro discuta
  • Il leader decide quali argomenti sono più forti e si concentra sulle questioni che appaiono.

La tecnica può essere modificata in una pratica di avvocato del diavolo. Significa che un membro del gruppo controbatte alle idee dei partecipanti, suggerendo idee opposte e rivelando così i potenziali problemi.

Pro e contro del processo decisionale di gruppo

Quando si considera il processo decisionale di gruppo, dovremmo menzionare che il suo successo dipende da molti fattori. Alcuni di questi sono le abilità del team manager, le connessioni interpersonali tra i membri del team, la diversità demografica e altri.

Nonostante la diversità di molti fattori, gli esperti sono riusciti a sviluppare i pro e i contro generali del processo decisionale di gruppo.

Vantaggi del processo decisionale di gruppo

Il processo decisionale di gruppo permette ai suoi membri di:

✅ Prendere decisioni ben informate grazie alla varietà di esperti coinvolti nel processo
✅ Proporre idee non convenzionali, specialmente se un gruppo ha membri di diversi background culturali
✅ Rivelare e prevenire sfide nascoste e colli di bottiglia che possono apparire più tardi con la decisione scelta
✅ Comprendere meglio i compiti e i requisiti successivi quando si lavora sulle soluzioni dei problemi, poiché tutti i membri prendono parte alla loro generazione dall’inizio
✅ Migliorare la collaborazione di gruppo grazie al coinvolgimento attivo nella risoluzione dei problemi attraverso discussioni e dibattiti e lavoro collettivo.

perché è importante la collaborazione
perché è cruciale la collaborazione di gruppo

Cosa potrebbe essere più vantaggioso per il tuo business di un forte team di professionisti che conoscono il loro lavoro? Una forte squadra di professionisti che collabora!

Svantaggi del processo decisionale di gruppo

Nessun approccio o tecnica non ha i suoi svantaggi. Ecco i principali svantaggi del processo decisionale di gruppo:

❌ L’assenza di responsabilità. Il gruppo prende la decisione collettivamente, e nessuno porta personalmente le conseguenze di un fallimento
❌ Può essere inefficace e lento. Questo accade se un manager organizza male il processo decisionale di gruppo
❌ Cadere nel pensiero di gruppo. Il fenomeno del groupthink appare spesso all’interno di un gruppo di persone che si sforzano di evitare conflitti o troppe discussioni. Come risultato, porta a risultati illogici e negativi
❌ Arrivare a soluzioni rischiose. A volte un gruppo può passare dal groupthink a un fenomeno di cambiamento rischioso. Questo avviene quando un gruppo arriva a soluzioni pericolose che non si verificherebbero mai nel processo decisionale individuale. Un cambiamento rischioso può accadere quando gli individui non sentono la responsabilità personale delle decisioni prese e la lasciano alla discrezione del gruppo.

Come rendere il processo decisionale di gruppo più efficace

Qui abbiamo raccolto alcuni dei migliori consigli su come rendere il processo decisionale di gruppo più efficace e meno noioso. Usarli rende il processo decisionale di gruppo meno stressante e più efficace:

1️⃣ Tieni i tuoi gruppi piccoli

Più il gruppo è grande, più la sua decisione è parziale. I tuoi gruppi non dovrebbero superare i cinque membri per gruppo. Altrimenti, i partecipanti si sentiranno meno responsabili delle decisioni prese ed è più probabile che cadano nel groupthink.

2️⃣ Rendi i tuoi gruppi diversi

Non è solo un modo per compiacere le risorse umane. Persone con background diversi possono avere idee insolite ma fattibili. Queste idee possono beneficiare significativamente il tuo business e portare a risultati inaspettati. Questa regola funziona anche per gruppi eterogenei. Quando uomini e donne lavorano insieme, implicano meglio le loro diverse abilità e svolgono compiti complessi più velocemente.

3️⃣ Rendere l’ambiente sicuro

Il modo migliore per rendere sicuro l’ambiente di lavoro in cui tutti possono condividere liberamente le loro opinioni è quello di coinvolgere un po’ di anonimato nel processo decisionale del gruppo. Per questo, raccogliete idee e critiche suggerite in modo indipendente. Questo aiuterà a garantire ai tuoi dipendenti che sei veramente pronto ad ascoltare le loro opinioni e dichiarazioni.

4️⃣ Non affidarti completamente agli esperti

Potresti conoscere i punti di forza e di debolezza di ognuno dei tuoi dipendenti. Tuttavia, quando cerchi nuove idee e soluzioni non ovvie, ascolta ogni partecipante. In questo modo, eviti le opinioni dominanti e i pregiudizi del pensiero di gruppo.

Per chi ha voglia di vedere questo video che copre alcune delle regole di base per prendere decisioni migliori in gruppo:

Per quanto riguarda il processo decisionale di gruppo

Il processo decisionale di gruppo è una parte integrante di qualsiasi business redditizio. E non si possono prendere queste decisioni senza fare affidamento su un team di esperti. Organizzare un efficace processo decisionale di gruppo all’interno della tua azienda richiede un po’ di lavoro, ma ne varrà la pena con capacità di gestione professionale e pazienza.

Noi di Everhour speriamo che tu abbia imparato come stabilire un processo decisionale di gruppo e gestirlo con successo!

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