Guia para a tomada de decisões em grupo para a sua equipa

A tomada de decisões como parte de um grupo pode ser um desafio. Primeiro, você precisa das pessoas certas – especialistas na área. Em seguida, você precisa fazê-los falar e concordar sobre o assunto em questão. E é aqui que começam os problemas. Todos têm a sua própria opinião e ninguém quer comprometer-se. Saber como aplicar corretamente as habilidades de tomada de decisão em grupo é a solução que você precisa.

Neste artigo, vamos ajudá-lo a descobrir:

✅ Como estabelecer um processo eficaz de tomada de decisões em grupo?
✅ Quais são os melhores métodos de tomada de decisões em grupo?
✅ Quais são os prós e os contras da tomada de decisões em grupo?
✅ Como tornar eficaz a tomada de decisões em grupo?

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Vamos directo ao assunto!

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Bases para a tomada de decisões em grupo

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Antes de chegarmos aos passos sobre como organizar o processo de tomada de decisões em grupo, vejamos o que é a tomada de decisões em grupo.

Algumas pessoas caem na concepção errada de que o trabalho em equipe e a atividade de tomada de decisão em grupo é praticamente a mesma coisa.

A tomada de decisão em grupo e o trabalho em equipe envolvem vários indivíduos que analisam várias questões e situações e consideram como resolvê-las. Entretanto, como Katenback e Smith apontam em seu livro A Sabedoria das Equipes: Criando a Organização de Alto Desempenho, a tomada de decisões de grupo e o trabalho em equipa têm as suas diferenças específicas. Aqui estão as mais significativas:

Membro do grupo Membro da equipa
Independência Cada membro do grupo é independente Temates dependem de si próprios e dos seus companheiros
Liderança Decisão-fazer os grupos terem um líder As equipas partilham papéis de liderança
Avaliação de desempenho Desempenho do grupo não pode ser medido directamente Desempenho das equipas e os resultados do trabalho podem ser medidos
Atomada de decisão Os membros do grupo discutem, decidir, e delegar Os membros da equipe discutem, decidem e fazem o trabalho

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A eficácia geral da tomada de decisão em grupo depende de muitos fatores. Por exemplo, restrições de tempo ou quaisquer conflitos subjacentes podem ter impacto nos resultados da tomada de decisão do grupo. É por isso que, antes que os problemas ocorram, é vital estabelecer procedimentos de tomada de decisão em grupo e monitorá-los juntamente com sua implementação.

Processo de tomada de decisão em grupo (passo a passo)

Agora que estabelecemos o básico, abaixo estão os passos para implementar o processo de tomada de decisão em grupo mais eficaz!

Planeamento 📝

Na fase de planejamento, você precisa decidir como decidir e saber que é bem sucedido. Isto ocorre em duas fases:

Primeiro, escolha que tipos de ferramentas de tomada de decisão você vai usar – reuniões, sessões de brainstorming, etc. Você pode ler mais sobre elas abaixo.

Segundo, você precisa determinar como você vai saber que a decisão tomada é um sucesso. Para entender isso, você precisa formular os fatores ou critérios de sucesso para a sua decisão.

Para isso, pense nos critérios que refletem as metas, valores e objetivos de cada parte interessada. Ao considerar seus critérios, você também pode tratá-los de vários ângulos. Você pode se fazer as seguintes perguntas:

  • Como vai funcionar?
  • Quanto vai custar?
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  • Quão bem irá cumprir com o sistema existente?
  • Quão consistente irá ser?
  • Quão bem irá cumprir com o calendário existente?
  • Criar o seu próprio para cumprir os critérios.

Determinar alternativas 🤔

Na fase de determinação de alternativas, o seu grupo de peritos deverá gerar e seleccionar várias decisões alternativas. Eles precisam escolher entre 5 a 9 soluções que melhor atendam aos requisitos da sessão de planejamento. Esta etapa é importante porque reduz o número de decisões e mantém o grupo focado nas mais eficazes. Você também pode procurar por soluções similares em situações anteriores e considerar se elas se adequam ao problema atual.

Selecionar a melhor alternativa 💎

É hora de escolher a melhor alternativa entre as soluções selecionadas na fase de determinação das alternativas. Para isso, você precisa comparar cada decisão com os critérios estabelecidos na fase de planejamento do seu processo de tomada de decisão. A solução que satisfaz a maioria dos critérios é a mais eficaz.

Emprego 📤

Na fase de implantação, você traz suas decisões à realidade. Isto envolve determinar as ações e tarefas que seguem a decisão final. Também inclui os requisitos de orientação sobre como organizar o processo.

Métodos de tomada de decisão em grupo

A tomada de decisão em grupo é um processo subtil que requer muita atenção e orientação. Mas não tem que ser simplesmente uma grande discussão ou debate até que alguém ceda. Para torná-lo mais eficaz e menos argumentativo, alguns gestores preferem estabelecer métodos de tomada de decisão em grupo sob a forma de jogos e actividades. Aqui estão algumas idéias sobre como você poderia tornar um processo de tomada de decisão mais agradável para seus funcionários.

💭 Brainstorming

Brainstorming é uma técnica bem conhecida que visa gerar o maior número possível de idéias. Para isso, você vai precisar de um grupo de membros. O número ideal é de 5 a 9 pessoas, um líder de grupo e um flipchart.

O processo de brainstorming tem dois estágios:

  • No estágio 1, o líder do grupo descreve a situação em detalhes para que cada membro do grupo tenha uma visão clara do problema. Os membros do grupo sugerem suas idéias enquanto o líder as junta em um flip chart.
  • No estágio 2, após o grupo sugerir todas as decisões possíveis, eles avaliam se cada decisão corresponde ao seu critério de sucesso.

Por vezes, os membros do grupo podem se sentir desconfortáveis apresentando suas idéias. Para resolver esta questão, você poderia sugerir que eles façam brainstorming anônimo em um aplicativo de votação, chat ou por e-mail.

💁♀️ Pensamento do grupo nominal

O pensamento do grupo nominal se assemelha ao brainstorming, embora seja melhor estruturado e encoraja a agir de forma independente em vez de trabalhar em grupo. Os participantes não precisam de comunicar uns com os outros. Como resultado, eles não são tendenciosos em relação às opiniões das personalidades dominantes.

Procedimento nominal de pensamento em grupo:

  • Os membros do grupo escrevem suas idéias em um pedaço de papel e as entregam ao líder do grupo.
  • O líder do grupo coloca as idéias em um flipchart.
  • Os membros do grupo, por sua vez, comentam as idéias e sugerem suas melhorias ou esclarecimentos.
  • Após os participantes terem discutido as idéias, eles avaliam os prós e os contras de cada idéia e votam nas melhores. Os participantes do grupo podem votar em pedaços de papel ou classificar as ideias por prioridade.
  • O líder do grupo recolhe os votos e apresenta os resultados das melhores soluções.

🙋♂️ 🙋♀️ Técnica de Delphi

A técnica de Delphi funciona melhor com um grupo de especialistas que trabalham remotamente. Desta forma, os membros do grupo não precisam de se reunir num único local para encontrar a melhor solução para o problema. Na técnica Delphi, cada membro é normalmente um especialista numa determinada área, por isso eles têm a sua própria visão para lidar com um problema.

Procedimento da técnica Delphi:

  • O facilitador define o problema e selecciona um painel de especialistas.
  • Os especialistas sugerem possíveis soluções para o problema na forma de questionários. Estes questionários devem ter uma ideia geral sobre o problema.
  • Após os especialistas cumprirem os questionários, eles os entregam ao facilitador.
  • O facilitador analisa as respostas e compõe um conjunto de perguntas baseadas nas respostas dadas. A segunda rodada de questionários aprofunda o problema e sua solução.
  • O facilitador repete o processo até que os especialistas apresentem a solução.

🤷♂️ 🤷♀️ Questionário dialético

O questionamento dialético é outra técnica de tomada de decisão em grupo que envolve trabalho em equipe e se concentra na discussão de alternativas. O método ajuda a descobrir os problemas ocultos que podem surgir dentro da questão. Ele também pode ajudar a decidir se vai ou não com uma decisão, se há muitas vantagens e desvantagens para decidir. Pense nisso, como um desempate.

Procedimento de investigação dialéctica:

  • O grupo de decisão é dividido em duas equipas opostas
  • A equipa dos profissionais sugere as suas ideias, e a equipa dos contras partilha os seus comentários e razões
  • As equipas mudam de lugar
  • Agora é altura da equipa dos contras expressar os seus pensamentos e da equipa dos profissionais debater
  • O líder decide cujos argumentos eram mais fortes e concentra-se nas questões aparentes.

A técnica pode ser modificada para uma prática de advocacia do diabo. Isso significa que um membro do grupo contrapõe as idéias dos participantes, sugerindo idéias opostas, revelando assim os problemas potenciais.

Pros e contras da tomada de decisão em grupo

Ao considerar a tomada de decisão em grupo, devemos mencionar que seu sucesso depende de muitos fatores. Alguns deles são habilidades de gestão de equipe, conexões interpessoais entre os membros da equipe, diversidade demográfica e outros.

Apesar da diversidade de muitos fatores, os especialistas conseguiram desenvolver os prós e contras gerais da tomada de decisões em grupo.

Vantagens da tomada de decisões em grupo

A tomada de decisões em grupo permite que os seus membros o façam:

✅ Tomar decisões de peritos bem informados devido a uma variedade de peritos envolvidos no processo
✅ Apresentar ideias não convencionais, especialmente se um grupo tem membros de diversas origens culturais
✅ Revelar e prevenir desafios e gargalos ocultos que podem aparecer mais tarde com a decisão escolhida
✅ Compreender melhor as tarefas e requisitos seguintes ao trabalhar nas soluções de problemas, já que todos os membros participam de sua geração desde o início
✅ Melhorar a colaboração do grupo devido ao envolvimento ativo na solução de problemas através de discussões e debates, e trabalho coletivo.

Por que a colaboração é importante
Por que a Colaboração em Grupo é Crucial

O que poderia ser mais benéfico para o seu negócio do que uma forte equipe de profissionais que conhecem seu trabalho? Uma equipe forte de profissionais que colabora!

Desvantagens da tomada de decisão em grupo

Nenhuma abordagem ou técnica tem as suas desvantagens. Aqui estão as principais desvantagens da tomada de decisões em grupo:

❌ A ausência de responsabilidade. O grupo toma a decisão colectivamente, e ninguém suporta pessoalmente as consequências de um fracasso
❌ Pode ser ineficaz e lento. Isto acontece se um gestor organiza mal o processo de tomada de decisão do grupo
❌ Cair no pensamento de grupo. O fenômeno do pensamento em grupo muitas vezes aparece dentro de um grupo de pessoas que se esforçam para evitar conflitos ou muita discussão. Como resultado, ele leva a resultados ilógicos e adversos
❌ Chegar a soluções arriscadas. s vezes um grupo pode mudar de um fenômeno de pensamento grupal para um fenômeno de mudança arriscada. Isto é quando um grupo chega a soluções perigosas que nunca ocorreriam na tomada de decisões individuais. Um deslocamento arriscado pode acontecer quando os indivíduos não sentem a responsabilidade pessoal pelas decisões tomadas e deixam isso ao critério do grupo.

Como tornar a tomada de decisão em grupo mais eficaz

Aqui, reunimos algumas das melhores dicas de como tornar a decisão em grupo mais eficaz e menos entediante. Usar estas dicas torna a tomada de decisão em grupo um processo menos estressante e mais eficaz:

1️⃣ Mantenha seus grupos pequenos

Quanto maior o grupo, mais tendenciosa é a sua decisão. Os seus grupos não devem exceder cinco membros por grupo. Caso contrário, os participantes sentir-se-ão menos responsáveis pelas decisões tomadas e terão maior probabilidade de cair em grupos de reflexão.

2️⃣ Torne os seus grupos diversos

Não é apenas uma forma de agradar aos RH. Pessoas de diferentes origens podem ter idéias incomuns, mas viáveis. Estas ideias podem beneficiar significativamente o seu negócio e levar a resultados inesperados. Esta regra também funciona para grupos heterogêneos. Quando homens e mulheres trabalham juntos, é melhor que insinuem as suas diversas competências e cumpram tarefas complexas mais rapidamente.

3️⃣ Torne o ambiente seguro

A melhor forma de tornar o ambiente de trabalho seguro quando todos podem partilhar livremente as suas opiniões é envolver algum anonimato no processo de tomada de decisões do grupo. Para isso, recolha ideias sugeridas e críticos de forma independente. Isto ajudará a garantir aos seus funcionários que você está genuinamente pronto para ouvir suas opiniões e declarações.

4️⃣ Não confie inteiramente nos especialistas

Você pode conhecer os pontos fortes e fracos de cada um de seus funcionários. No entanto, ao procurar novas ideias e soluções não óbvias, ouça cada participante. Desta forma, você evita opiniões dominantes e grupos de opinião.

Alunos individuais entre nós podem querer dar uma olhada neste vídeo cobrindo algumas das regras básicas para tomar melhores decisões em grupo:

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Bolha sobre a tomada de decisões em grupo

A tomada de decisões em grupo é uma parte integrante de qualquer negócio lucrativo. E você não pode tomar essas decisões sem contar com uma equipe de especialistas. Organizar um processo eficaz de tomada de decisões em grupo dentro da sua empresa requer um pouco de trabalho, mas tudo isso valerá a pena com capacidade de gestão profissional e paciência.

Nós, na Everhour, esperamos que você tenha aprendido como estabelecer um processo de tomada de decisão em grupo e gerenciá-lo com sucesso!

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