Gruppbeslutsguide för ditt team

Det kan vara en utmaning att fatta beslut i en grupp. För det första behöver du rätt personer – experter på området. Därefter måste du få dem att prata och komma överens om den aktuella frågan. Och det är här som problemen börjar. Alla har sin egen åsikt och ingen vill kompromissa. Att veta hur man tillämpar färdigheter för beslutsfattande i grupp på rätt sätt är lösningen du behöver.

I den här artikeln hjälper vi dig att avslöja:

✅ Hur man upprättar en effektiv process för beslutsfattande i grupp?
✅ Vilka är de bästa metoderna för beslutsfattande i grupp?
✅ Vilka är för- och nackdelarna med beslutsfattande i grupp?
✅ Hur gör man gruppbeslutsfattande effektivt?

Vi går rakt in i det!

Grunderna för gruppbeslutsfattande

För att komma till stegen för hur man organiserar beslutsprocessen, ska vi titta på vad gruppbeslutsfattande är.

En del människor faller in i missuppfattningen att grupparbete och beslutsfattande gruppverksamhet är ganska mycket samma sak.

Beslutsfattande i grupp och lagarbete innebär att flera individer analyserar olika frågor och situationer och överväger hur de ska lösas. Men som Katenback och Smith påpekar i sin bok The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization, har gruppbeslutsfattande och lagarbete sina specifika skillnader. Här är de viktigaste av dem:

Gruppmedlem Teammedlem
Oberoende Var och en. gruppmedlem är oberoende Gruppmedlemmar litar på sig själva och sina kamrater
Ledarskap Beslutsfattandet-grupper har en ledare Teamen delar på ledarrollen
Prestationsbedömning Gruppens prestationer kan inte mätas direkt Teamets prestationer och arbetsresultat kan mätas
Beslutsfattande Gruppens medlemmar diskuterar, beslutar och delegerar Teammedlemmarna diskuterar, beslutar och utför arbetet

Den övergripande effektiviteten i gruppens beslutsfattande beror på många faktorer. Till exempel kan tidsbrist eller eventuella underliggande konflikter påverka resultatet av gruppens beslutsfattande. Innan problem uppstår är det därför viktigt att fastställa förfaranden för gruppbeslutsfattande och övervaka dem tillsammans med deras genomförande.

Gruppbeslutsförfarandet (steg för steg)

När vi nu har fastställt grunderna följer nedan stegen för att genomföra det mest effektiva gruppbeslutsförfarandet!

Planering 📝

I planeringsfasen måste du bestämma dig för hur du beslutar och hur du vet att det är framgångsrikt. Detta sker i två faser:

Först väljer du vilka typer av verktyg för beslutsfattande du ska använda – möten, brainstormingmöten osv. Du kan läsa mer om dessa nedan.

För det andra måste du bestämma hur du ska veta att det fattade beslutet är en framgång. För att förstå det måste du formulera framgångsfaktorerna eller kriterierna för ditt beslut.

För detta ska du tänka på de kriterier som återspeglar mål, värderingar och målsättningar för varje intressent. När du funderar över dina kriterier kan du också ta upp dem ur olika synvinklar. Du kan ställa dig följande frågor:

  • Hur kommer det att fungera?
  • Hur mycket kommer det att kosta?
  • Hur väl kommer det att överensstämma med det befintliga systemet?
  • Hur konsekvent kommer det att vara?
  • Hur väl kommer det att passa in i det befintliga schemat?
  • Och skapa ett eget för att uppfylla kriterierna.

Fastställande av alternativ 🤔

I fasen med att fastställa alternativ bör din expertgrupp generera och välja flera alternativa beslut. De måste välja mellan 5 till 9 lösningar som bäst uppfyller planeringssessionens krav. Detta steg är viktigt eftersom det minskar antalet beslut och håller gruppen fokuserad på de mest effektiva besluten. Man kan också söka efter liknande lösningar i tidigare situationer och fundera på om de passar den aktuella frågan.

Välja det bästa alternativet 💎

Det är dags att välja det bästa alternativet bland de lösningar som valts ut i steget att bestämma alternativen. För att göra det måste du jämföra varje beslut med de kriterier som fastställts i planeringsfasen av din beslutsprocess. Den lösning som uppfyller flest kriterier är den mest effektiva.

Uppsättning 📤

I utsättningsfasen omsätter du dina beslut i verkligheten. Detta innebär att fastställa de åtgärder och uppgifter som följer på det slutliga beslutet. Det innefattar också de vägledande kraven på hur processen ska organiseras.

Metoder för beslutsfattande i grupp

Beslutsfattande i grupp är en subtil process som kräver mycket uppmärksamhet och vägledning. Men det behöver inte bara vara en enda stor diskussion eller debatt tills någon ger upp. För att göra det mer effektivt och mindre argumenterande föredrar vissa chefer att införa metoder för gruppbeslutsfattande i form av spel och aktiviteter. Här är några idéer om hur du kan göra en beslutsprocess roligare för dina anställda.

💭 Brainstorming

Brainstorming är en välkänd teknik som syftar till att generera så många idéer som möjligt. För detta behöver du en grupp medlemmar. Det optimala antalet är från 5 till 9 personer, en gruppledare och ett blädderblock.

Brainstormingprocessen har två steg:

  • I steg 1 beskriver gruppledaren situationen i detalj så att varje gruppmedlem har en tydlig bild av problemet. Gruppmedlemmarna föreslår sina idéer medan ledaren antecknar dem på ett blädderblock.
  • I steg 2, efter att gruppen har föreslagit alla möjliga beslut, utvärderar de om varje beslut motsvarar deras framgångskriterier.

Ibland kan gruppmedlemmarna känna sig obekväma med att presentera sina idéer. För att lösa detta problem kan du föreslå att de gör brainstorming anonymt i en röstningsapp, chatt eller via e-post.

💁♀️ Nominellt grupptänkande

Nominellt grupptänkande liknar brainstorming, även om det är bättre strukturerat och uppmuntrar till självständigt agerande snarare än att arbeta i en grupp. Deltagarna behöver inte kommunicera med varandra. Som ett resultat av detta är de inte förbundna med de dominerande personligheternas åsikter.

Förfarande för nominellt grupptänkande:

  • Gruppmedlemmarna skriver sina idéer på ett papper och överlämnar dem till gruppledaren.
  • Gruppledaren sätter upp idéerna på ett blädderblock.
  • Gruppmedlemmarna kommenterar i sin tur idéerna och föreslår sina förbättringar eller förtydliganden.
  • När deltagarna har diskuterat idéerna utvärderar de varje idés för- och nackdelar och röstar fram de bästa. Gruppdeltagarna kan göra omröstningen på papperslappar eller rangordna idéerna efter prioritet.
  • Gruppledaren samlar in rösterna och kommer med resultaten om de bästa lösningarna.

🙋♂️ 🙋♀️ Delphi-teknik

Delphi-tekniken fungerar bäst med en grupp av experter som arbetar på distans. På så sätt behöver gruppmedlemmarna inte samlas på ett och samma ställe för att hitta den bästa lösningen på problemet. I Delphi-tekniken är varje medlem vanligtvis en expert inom ett visst område, så de har sin egen syn på hur ett problem ska hanteras.

Delphi-teknikens tillvägagångssätt:

  • Moderatorn definierar problemet och väljer ut en panel av experter.
  • Experterna föreslår möjliga lösningar på problemet i form av frågeformulär. Dessa frågeformulär bör ha en allmän uppfattning om problemet.
  • När experterna har fyllt i frågeformulären överlämnar de dem till facilitatorn.
  • Montören analyserar svaren och komponerar en uppsättning frågor utifrån de givna svaren. Den andra omgången frågeformulär går djupare in på problemet och dess lösning.
  • Förmedlaren upprepar processen tills experterna har kommit fram till lösningen.

🤷♂️ 🤷♀️ Dialektisk utredning

Den dialektiska utredningen är en annan teknik för gruppbeslutsfattande som involverar lagarbete och som koncentrerar sig på diskussionen av alternativ. Metoden hjälper till att avslöja de dolda problem som kan dyka upp i frågan. Den kan också hjälpa till att avgöra om man ska gå vidare med ett beslut eller inte om det finns för många för- och nackdelar att ta ställning till. Tänk på den som en utslagsgivande metod.

Dialektiskt undersökningsförfarande:

  • Den beslutsfattande gruppen delas upp i två motsatta lag
  • Pro-laget föreslår sina idéer, och kontrallaget delar med sig av sina kommentarer och skälen till dem
  • Lagen byter plats
  • Nu är det dags för kontrallaget att uttrycka sina tankar och för pro-laget att debattera
  • Ledaren beslutar vems argument som var starkare och fokuserar på de framträdande frågorna.

Tekniken kan modifieras till en djävulens advokatverksamhet. Det innebär att en gruppmedlem bemöter deltagarnas idéer, föreslår motsatta idéer och avslöjar därmed potentiella problem.

För- och nackdelar med gruppbeslutsfattande

När vi överväger gruppbeslutsfattande bör vi nämna att dess framgång beror på många faktorer. Några av dem är gruppledarens färdigheter, interpersonella förbindelser mellan gruppmedlemmarna, demografisk mångfald och andra.

Trots mångfalden av många faktorer har experter lyckats utveckla de allmänna för- och nackdelarna med gruppbeslutsfattande.

Fördelar med gruppbeslutsfattande

Gruppbeslutsfattande ger medlemmarna möjlighet att:

✅ Fatta välinformerade expertbeslut på grund av en mängd olika experter som deltar i processen
✅ Kom med okonventionella idéer, särskilt om gruppen har medlemmar med olika kulturell bakgrund
✅ Avslöja och förebygga dolda utmaningar och flaskhalsar som kan dyka upp senare med det valda beslutet
✅ Bättre förståelse för de efterföljande uppgifterna och kraven när man arbetar med problemlösningarna eftersom alla medlemmar deltar i genereringen av dem från början
✅ Förbättra gruppsamarbetet på grund av det aktiva deltagandet i problemlösningen genom diskussioner och debatter och kollektivt arbete.

varför är samarbete viktigt
Varför är gruppsamarbete avgörande

Vad kan vara mer fördelaktigt för ditt företag än ett starkt team av proffs som kan sitt arbete? Ett starkt team av yrkesverksamma som samarbetar!

Nackdelar med beslutsfattande i grupp

Ingen metod eller teknik har inte sina nackdelar. Här är de viktigaste nackdelarna med gruppbeslutsfattande:

❌ Avsaknaden av ansvar. Gruppen fattar beslutet kollektivt och ingen bär personligen konsekvenserna av ett misslyckande
❌ Det kan vara ineffektivt och långsamt. Detta händer om en chef organiserar gruppbeslutsprocessen dåligt
❌ Att falla in i grupptänkande. Fenomenet grupptänkande uppträder ofta inom en grupp människor som strävar efter att undvika konflikter eller för mycket diskussioner. Som ett resultat leder det till ologiska och negativa resultat
❌ Komma med riskfyllda lösningar. Ibland kan en grupp övergå från grupptänkande till ett riskfyllt skiftfenomen. Detta är när en grupp kommer fram till farliga lösningar som aldrig skulle förekomma vid individuellt beslutsfattande. En riskfylld förskjutning kan inträffa när individer inte känner personligt ansvar för de beslut som fattas och lämnar det till gruppens godtycke.

Hur man gör gruppbeslutsfattandet mest effektivt

Här har vi samlat några av de bästa tipsen om hur man gör gruppbeslutsfattandet mer effektivt och mindre tråkigt. Om du använder dessa blir gruppbeslutsfattandet en mindre stressig och effektivare process:

1️⃣ Håll grupperna små

Jo större gruppen är, desto mer partiskt blir dess beslut. Dina grupper bör inte överstiga fem medlemmar per grupp. Annars kommer deltagarna att känna mindre ansvar för de beslut som fattas och är mer benägna att falla in i grupptänkande.

2️⃣ Gör dina grupper mångsidiga

Inte bara ett sätt att behaga HR. Människor med olika bakgrund kan komma med ovanliga men livskraftiga idéer. Dessa idéer kan ge betydande fördelar för din verksamhet och leda till oväntade resultat. Den här regeln fungerar även för heterogena grupper. När män och kvinnor arbetar tillsammans, innebär de bättre att de implicerar sina olika färdigheter och klarar komplexa uppgifter snabbare.

3️⃣ Gör miljön säker

Det bästa sättet att göra arbetsmiljön säker, när alla fritt kan dela med sig av sina åsikter, är att involvera en viss anonymitet i gruppens beslutsfattandeprocess. Samla för detta in föreslagna idéer och kritiker oberoende av varandra. På så sätt kan du försäkra dina anställda om att du verkligen är beredd att lyssna på deras åsikter och uttalanden.

4️⃣ Lita inte helt och hållet på experterna

Du kanske vet vilka styrkor och svagheter var och en av dina anställda har. Lyssna ändå på varje deltagare när du letar efter nya idéer och icke uppenbara lösningar. På så sätt undviker du dominerande åsikter och fördomar om grupptänkande.

Visuella elever bland oss kanske vill ta en titt på den här videon som tar upp några av de grundläggande grundreglerna för att fatta bättre beslut i grupper:

Avsluta om beslutsfattande i grupp

Beslutsfattande i grupp är en integrerad del av alla lönsamma företag. Och du kan inte fatta dessa beslut utan att förlita dig på en grupp experter. Att organisera en effektiv process för gruppbeslutsfattande inom ditt företag kräver lite arbete, men allt kommer att vara värt det med professionella ledaregenskaper och tålamod.

Vi på Everhour hoppas att du har lärt dig hur man inrättar en gruppbeslutsprocess och framgångsrikt hanterar den!

Leave a Reply

Din e-postadress kommer inte publiceras.